Imagine duas startups do mesmo tamanho. Ambas recebem um projeto por um cliente em potencial que precisam concluir em duas semanas. Agora imagine que, depois de duas semanas, a startup "A" já terminou seu projeto e o submeteu, enquanto a startup "B" ainda está apenas na metade do caminho.

Por que a startup "A" conseguiu concluir o projeto muito antes da startup "B"? Provavelmente porque foi melhor organizada e usava um bom software de gerenciamento de projetos.

Neste artigo, explicaremos a definição de software de gerenciamento de projetos, por que o software de gerenciamento de projetos é importante e quais são as cinco principais ferramentas de gerenciamento de projetos que você deve ter em mente.

O que é o software de gerenciamento de projetos?

De acordo com o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PDF), o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto, a fim de atender aos requisitos deste.

Essa aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas é extremamente importante e, se voltarmos ao nosso exemplo da introdução, é a razão pela qual a startup A foi capaz de atender aos requisitos do projeto do cliente, e a startup B não.

Obviamente, quando falamos de projetos, a grande questão é: como os gerenciamos?

Existem basicamente duas maneiras. Uma é gerenciar seu projeto manualmente, talvez usando notas autocolantes, quadros brancos, cadernos, etc. e a outra é confiar no software para gestão de projetos.

O que é um software de gerenciamento de projetos? A melhor maneira de defini-lo é como uma ferramenta ou um conjunto de ferramentas que melhoram a eficiência da equipe envolvida em um projeto e os ajudam a rastrear os resultados.

Então, qual desses dois é melhor e qual sua empresa deve usar? Bem, se as estatísticas de empresas de alto desempenho são algo a considerar (e acreditamos firmemente que são), o software de gerenciamento de projetos é o vencedor aqui.

77% dos projetos de alto desempenho usam um software de gerenciamento de projetos, de acordo com a Hive. Então, isso deve ser um acéfalo, certo?

Bem, em teoria, sim, mas na prática, isso não parece ser o caso, pois apenas 22% das organizações usaram software de gerenciamento de projetos em 2018, de acordo com a Pesquisa Anual de 2018 da Wellingtone, The State of Project Management 2018 (PDF).

Com isso em mente, este artigo tem como objetivo eliminar quaisquer dúvidas que você possa ter sobre a necessidade de gerenciamento de projetos e por que as ferramentas de gerenciamento de projetos são importantes se você deseja concluir com êxito seus projetos e atender aos requisitos.

Por que o gerenciamento de projetos é importante?

Então, por que precisamos de gerenciamento de projetos? Não seria mais barato simplesmente gerenciar a equipe do projeto? Além disso, por que precisamos de gerentes de projeto? Eles apenas atrapalham o caminho.

Infelizmente, muitas organizações - de fato, 58% delas, de acordo com o PMI (PDF) - têm esse tipo de pensamento e não entendem completamente o valor do gerenciamento de projetos.

Além disso, as organizações que usam práticas comprovadas de gerenciamento de projetos também gastam 28 vezes menos dinheiro do que aquelas que não possuem essas práticas.

Basta dizer que esse tipo de pensamento faz pouco para ajudar as organizações a alcançar o sucesso. É por isso que achamos essencial discutir por que o gerenciamento de projetos é importante.

Vamos pensar em uma equipe como um exército. Sem o gerenciamento de projetos, essa equipe é como um exército sem general, oficiais, disciplina, estratégia e senso geral de direção. Em outras palavras, eles são apenas uma multidão que pode ser facilmente dispersada por um inimigo organizado.

Por outro lado, uma equipe que emprega ferramentas de gerenciamento de projetos é como um exército organizado e bem disciplinado, com um objetivo claro, que derruba seus oponentes.

O gerenciamento de projetos direciona um projeto: traz visão, objetivo e motivação. Falta de gerenciamento de projetos significa falta de todas essas coisas. Isso significa que a equipe que trabalha no projeto não saberá quais são seus objetivos - não terá estratégia, liderança, foco ...

Mas o gerenciamento de projetos também ajuda a ser realista. Ele tira os óculos cor de rosa e nos leva de volta à realidade quando se trata do que nossa empresa pode entregar de forma realista, com que prazo e com que orçamento.

E, finalmente, o gerenciamento de projetos também está lá para nos guiar na direção certa quando se trata da qualidade do que devemos entregar. Não se trata de cumprir o prazo ou permanecer no orçamento. Se a qualidade do que entregamos como parte desse projeto for insignificante, dificilmente podemos chamar isso de projeto "concluído com êxito".

5 ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos em 2022

De acordo com uma previsão de 2019-2024 da Mordor Intelligence, o mercado de softwares de gerenciamento de projetos deverá atingir uma CAGR (taxa de crescimento anual composta) de 10,17% neste período.

Além disso, outro artigo, da Transparency Market Research, afirma que o mercado de software de gerenciamento de projetos chegará a US $ 6,68 bilhões até 2026.

Então, quem são os líderes nesta corrida? Como existem dezenas de ferramentas e software de gerenciamento de projetos disponíveis hoje, a escolha foi difícil de fazer, mas no final, os cinco sistemas que achamos que estão acima do resto são:

1. Bitrix24

2. Wrike

3. Asana

4. Monday

5. Basecamp

Bitrix24 como software de gerenciamento de projetos

O Bitrix24 foi lançado em 2012 como "uma nova solução de colaboração para ampliar a interação produtiva dentro das empresas". Desde então, mais de 6 milhões de organizações, incluindo startups, pequenas e médias empresas e grandes corporações, escolheram o Bitrix24 como sua solução para gerenciamento de projetos.

Isso ocorre porque o Bitrix24 oferece um conjunto completo de ferramentas para trabalho e comunicação que ajuda as organizações a concluir seus projetos e acompanhar os resultados com êxito, dentro do prazo e do orçamento.

Com ferramentas de gerenciamento de projetos como um gráfico de Gantt, quadro Kanban e controle de tempo, o Bitrix24 ajudará sua organização a concluir projetos e gerenciar a equipe, enquanto mantém o quadro geral à vista.

Calendários de projetos, bate-papos e um sistema de gerenciamento de documentos manterão todos em sincronia e introduzirão transparência em seus projetos, enquanto a automação de tarefas e dependências de tarefas recorrentes aumentarão a produtividade pessoal e da equipe.

Perfeitamente adequado para empresas de qualquer tamanho, Bitrix24 nuvem e soluções on-premise oferecem escalabilidade incomparável, a integração com aplicativos de terceiros, fácil personalização, segurança e preço.

Quais são alguns dos recursos que fazem do Bitrix24 o software líder em gerenciamento de projetos gratuito?

O Bitrix24 está cheio de recursos úteis, então vamos citar alguns aqui:

Relatórios avançados (acompanhamento do tempo de trabalho, eficiência da tarefa)

Colaboração em tempo real (chats, chats por vídeo, videoconferência)

Armazenamento e compartilhamento de arquivos

Conversa por email para tarefa

Fluxos de trabalho automatizados

Gráficos de Gannt

Visualização Kanban

Funções de tarefas e dependências

Aplicativo móvel

Por fim, o Bitrix24 oferece várias faixas de preço, dependendo do tamanho da sua empresa e das necessidades do projeto. Para até 12 usuários, o Bitrix24 é totalmente gratuito, incluindo 5 GB de armazenamento on-line e alguns recursos básicos. No entanto, para quem quer um pouco mais, principalmente no que diz respeito ao gerenciamento de projetos, experimente o plano Project +, por US $ 55,20/mês, que oferece ainda mais recursos. A propósito, o Bitrix24 está entre poucas soluções que oferecem modelos de preços não por usuário e você paga por toda a conta, o que é muito atraente para empresas grandes ou em crescimento.

Wrike como software de gerenciamento de projetos

Se você estiver procurando por uma ferramenta de gerenciamento de projetos sólida e testada que o ajude a aumentar a produtividade, o Wrike é uma excelente opção.

Mais adequado para equipes de 20 ou mais pessoas, o Wrike é igualmente útil no gerenciamento de projetos e no trabalho contínuo.

Além disso, oferece integração com os aplicativos e programas mais populares, incluindo G Suite, Adobe, Microsoft OneDrive, MS Office Salesforce, GitHub, Slack e muito mais.

E, se precisar de outro selo de aprovação, a Wrike já conta com mais de 18.000 clientes em todo o mundo, incluindo empresas como Mars, Hootsuite, L'Oreal e Tiffany & Co., entre muitas outras.

Quanto aos recursos, o Wrike fornece:

Rastreamento fácil

Comunicação suave

Relatórios de dados em tempo real

Gestão de recursos

Gerenciamento de tarefas

Fluxos de trabalho personalizáveis

Linhas de tempo visuais

E muito mais

O Wrike é gratuito para até 5 usuários, enquanto o Professional (US $ 9,80/mês por usuário) e o Business (US $ 24,80/mês por usuário) também oferecem uma avaliação gratuita. Para aqueles que precisam de uma solução personalizada para profissionais de marketing ou empresas, entre em contato com a Wrike para obter preços.

Asana como software de gerenciamento de projetos

Uma das ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas na nuvem mais conhecidas e populares, a Asana merece mais do que um lugar em qualquer lista das principais soluções de gerenciamento de projetos como esta.

Aqui, o foco está no rastreamento de tempo, lembretes e listas de tarefas, mas isso não significa que o Asana não tenha recursos para melhorar a produtividade. Longe disso.

Com este software, um gerente de projeto possui uma ferramenta que permite:

Organizar o trabalho em projetos como quadros ou listas Kanban

Dividir o trabalho em tarefas e subtarefas

Programar tarefas e projetos definindo datas de início e vencimento, marcos e cronogramas

Criar dependências caso você tenha uma tarefa que está aguardando a conclusão de outra

Comentar tarefas

Organizar sua equipe

Colaborar com parceiros, contratados e fornecedores

E mais

Os preços do Asana começam gratuitamente para o Basic (requer apenas uma inscrição) e também incluem Premium (US $ 10,99/mês por usuário), Negócios (US $ 24,99/mês por usuário) e Enterprise, dependendo das necessidades do seu projeto e tamanho da equipe.

Monday como software de gerenciamento de projetos

O vem com muitas automações e painéis que ajudarão os gerentes de projeto a aproveitar muito mais seus projetos e equipes. Também inclui integração perfeita com o Google Drive, MailChimp e outros aplicativos e programas.

Se você precisar de uma solução de PM que o ajude a acompanhar o que todos estão fazendo e garantir que sua equipe cumpra os prazos, seja capaz de se comunicar e gerenciar o trabalho, a segunda-feira é uma ótima opção.

O que realmente diferencia a segunda-feira é a capacidade de visualizar rapidamente os projetos e acompanhar o progresso deles da melhor maneira para você - seja com a exibição Kanban, a exibição de gráficos, a exibição de calendário, a exibição da linha do tempo, a exibição do mapa ou qualquer outra coisa.

também permite criar painéis, personalizar e automatizar seus fluxos de trabalho e importar seus dados com facilidade, além de visualizar análises e criar relatórios.

No que diz respeito ao preço, o não possui um plano gratuito, como algumas outras ferramentas de gerenciamento de projetos em nossa lista, mas oferece um teste gratuito para cada plano. Isso inclui (os preços são para 5 usuários):

Básico - US $ 25/mês

Padrão - US $ 39/mês

Pro - US $ 59/mês

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Basecamp como Software de Gerenciamento de Projetos

Para muitas empresas e indivíduos que procuram uma solução de gerenciamento de projetos pela primeira vez, o Basecamp é frequentemente o primeiro software de gerenciamento de projetos cujo nome aparece. Isso não surpreende, pois o Basecamp é uma das soluções mais antigas do mercado, apoiada por uma reputação que se estende por mais de 10 anos.

O Basecamp inclui uma ampla gama de recursos, incluindo:

Armazenamento de documentos e arquivos

Agendas (que você pode visualizar com o Google Agenda, Outlook ou iCal e adicionar datas e horários aos eventos)

Bate-papo em grupo em tempo real (com uma sala de bate-papo para cada projeto e a capacidade de anexar arquivos e @ alguém)

Mensagens diretas (faça ping em alguém e tenha uma conversa individual)

Crie e visualize relatórios

Encaminhar e-mails

O Basecamp possui duas opções de preços. Para uso pessoal, pequenas equipes, freelancers e startups, o Basecamp Personal é gratuito e inclui 1GB de espaço de armazenamento. Por outro lado, para projetos e negócios maiores, o Basecamp Business custa US $ 99 / mês, independentemente de quantos usuários você possui, permitindo uma melhor escalabilidade. Além disso, você também recebe uma avaliação gratuita de dois meses.