Os procedimentos administrativos precisaram ser automatizados e com resposta as ferramentas de automação de escritório surgiram.

A necessidade de se diminuir a mão de obra desperdiçada em atividades burocráticas é uma realidade.

Enxugar gastos e a rapidez nos processos administrativos pediam ferramentas de automação de escritório mais integradas e intuitivas.

Selecionamos 7 delas e explicamos como podem te ajudar.

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O que são ferramentas de automação de escritório?

A utilização de equipamentos informatizados usados para criar documentos, coletar informações, armazenar e manipular dados para a realização de tarefas com maior eficiência são conhecidos como ferramentas de automação de escritório.

Objetivos das ferramentas de automação de escritório são:

Racionalizar os processos e custos

Minimizar as falhas e erros

Obtenção de dados

Atualização de informações

Agilizar as tomadas de decisões

Melhorar o atendimento

Principais Ferramentas de Automação e suas Vantagens:

1- Videoconferências

Elas começaram nos anos 70, mas as conexões eram lentas e na maioria das empresas por um bom tempo foram abandonadas.

Com a melhoria dos equipamentos de áudio e vídeo e as conexões dedicadas, as videoconferências foram ganhando mais espaço.

É possível enviar informações, compartilhar documentos e economizar tempo e dinheiro com viagens.

Os sistemas de envio que antes exigiam equipamentos especializados, atualmente podem ser feitos até pelos celulares.

Os mais conhecidos são o Hangouts e Skype.

2- Armazenamento de Arquivos – Nuvem

O que no passado fazia empresas pararem para realizar o famigerado back up hoje não é mais necessário. O cloud computing armazena e compartilha arquivos, através da internet e seu back up, normalmente, é automático.

Não precisa de infraestrutura e nem de equipes especializadas para a sua manutenção e compartilhamento pode ser feito em qualquer local em que exista internet.

A economia que se tem com eles é notada no aspecto físico, a empresa não precisa mais de espaços de armazenamento de servidores nem de sua manutenção.

A nuvem pode ir de softwares básicos a infraestruturas completas de TI.

Tem capacidade ilimitada em planos pagos e limitada, mas de grande capacidade de armazenamento em “nuvens” gratuitas, adequadas ao tamanho de cada negócio.

O gratuito mais famoso é o Google Drive com capacidade de armazenamento de 15 GB de espaço gratuito e se quiser expandir os valores são muito convidativos.

Outro muito conhecido é o One Drive com 5 GB de espaço gratuito e outros planos mensais acessíveis.

O sistema de nuvem é o caminho natural da tecnologia contemporânea, uma ferramenta de automação de escritório barata e com incontáveis exemplos de sucesso.

3- Aplicativos Integrados – Suíte

Junção de editor de texto, planilhas e um programa de apresentação de slides e e-mails integrados.

Ainda possuem agenda de compromissos, contatos e editores diversos para facilitar as tarefas diárias de um escritório.

O mais conhecido é o Office 365 da Microsoft

O bom e velho editor de texto Word e os aplicativos de planilhas e cálculos de Excel, apresentações e slides do Power Point junto a caixa de e-mails do Outlook integrados.

Existem outros no mercado, como o G Suite, que estabelece um padrão parecido de funcionalidade com pequenas particularidades e mudanças de lay.

4- Ferramentas de Processos de Relacionamento – CRM

Sistema de Gestão e Relacionamento com o cliente. O “Customer Relationship Management”.

São práticas e estratégias tecnológicas integradas e focadas num mesmo lugar.

Como:

Comunicação e Marketing

Atendimento ao cliente

Automação dos processos de venda

Suporte Técnico

Relatórios

Análise

O CRM busca conhecer profundamente seus clientes para permitir que a empresa atenda suas necessidades com exatidão.

É utilizado para potencializar os resultados das estratégias de marketing e, consequentemente do departamento de vendas.

5- Ferramentas de gestão de Projetos

Gerenciar equipe e projetos não é fácil.

Manter o controle das atividades, as datas de entrega, delegar tarefas e fazer com que todos se comuniquem da melhor forma e trabalhem colaborativamente é o objetivo das ferramentas de gestão de projetos.

O Trello usa a metodologia kanban para que você gerencie as tarefas do escritório como de qualquer outro projeto.

Veja mais sobre o Trello e descubra como usá-lo como um eficiente sistema de automação de escritório:

6- Ferramentas de Gestão Integrada – ERP

O ERP “Enterprise Resource Planning” ou Planejamento dos Recursos da Empresa é um software responsável por cuidar de todas as operações que acontecem diariamente, levando em conta as informações de toda as áreas da organização.

Como:

Finanças

Produção

Administração Pessoal

Vendas

Inventário e estoques

Compras

O ERP consegue ter a visão departamental de cada setor e a partir dela segmentar as necessidades particulares.

Existem diversos no mercado com diferentes preços e funcionalidades como o ContaAzul e o Erpflex, por exemplo.

Saiba mais: Sistema ERP: vantagens e desvantagens

7- Ferramentas de gestão financeira

Outra forma inteligente de promover a automatização dos processos administrativos em um escritório é usando um software de gestão financeira.

Esses aplicativos facilitam o controle das entradas e saídas de valores, além de ajudarem com a contabilidade e até com a gestão de estoques.

Quer conhecer alguns deles? Então confira estes excelentes exemplos de automação de escritório que podem ser proporcionados por estes programas financeiros:

8- Sistema de comunicação interna

Gerir a comunicação entre equipes não é nada fácil. Por isso, um sistema de automação de escritório muito útil são aqueles especializados na comunicação interna, entre colaboradores e entre estes e suas lidernaças.

Nesse contexto, o Slack é um dos softwares que mais tem trazido sucesso para as empresas que querem agilizar a combinação de equipes e durante projetos.

Ele é fácil de usar, como um grande chat corporativo turbinado com outras funcionalidades especiais, como seleção de salas para diferentes grupos, comando para notificar participantes, compartilhamento de arquivos e vídeos e muito, mais.

Saiba mais sobre o Slack neste vídeo da Pluga:

9- Emissor de notas fiscais

Um ferramenta de automação de escritórios que toda empresa necessita, pois, sem faturamento, não a negócio.

O Nfe.io é um dos mais eficientes sistemas de gerenciamento de notas fiscais e proporciona diversa vantagens, entre elas:

Usar uma interface única para gerar as notas fiscais para todas as cidades

O cálculo do impostos e a emissão das notas é automática

Possibilidade de cancelar notas emitidas com erro

Painel de controle com os dados mensais de faturamento

Desconto no certificado digital

Diversas possibilidades de consultas automatizadas a dados de empresas

Saiba mais: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io