Desde modelos internos e ferramentas de programação conhecidas à colaboração instantânea e acesso fácil em vários dispositivos, não é segredo que o software de gestão de projetos correto pode aumentar a produtividade dos gerentes de projeto e das equipes deles, tornando a execução de projetos rápida e fácil. Mas as organizações estão negligenciando algumas das ferramentas menos óbvias disponíveis para elas?

De acordo com um estudo recente, o que define um programa para projetos é o compartilhamento de arquivos, rastreamento de tempo, integração de emails e gráficos de Gantt. Isso não é nenhuma surpresa. Mas quais ferramentas úteis as organizações estão menos propensas a usar? Curiosamente, o bate-papo por vídeo, o bate-papo em tempo real, a integração com a mídia social e o acesso móvel são aparentemente os itens esquecidos do software de gestão de projetos. Mas com a comunicação citada como o aspecto mais importante de um gerenciamento de projetos bem-sucedido, os gerentes de projeto estão perdendo uma mina de ouro? Aqui examinamos de perto cinco recursos inexplorados e como eles ajudam na execução de projetos com facilidade e eficiência:

1 e 2. Bate-papo em vídeo/em tempo real: escolher um software de gestão de projetos com ferramentas de comunicação integradas permite que os membros da equipe do projeto colaborem usando voz, vídeo ou bate-papo no projeto. Qual é a importância disso para o sucesso da equipe? Um relatório do Project Management Institute (PMI) descobriu que uma das principais causas de falha do projeto relatada pelas empresas é a falta de comunicação. Ter a capacidade de se comunicar em tempo real com membros da equipe no próprio escritório ou em todo o mundo usando ferramentas projetadas para transmitir conversas importantes com rapidez e segurança pode ser a chave para o sucesso de um projeto.

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3. Integração das mídias sociais: a mídia social foi além das atualizações do Facebook e dos tuítes sobre as últimas tendências para aumentar o nível de comunicação entre as equipes e os participantes do projeto. A pesquisa descobriu que o uso de mídias sociais facilita as conversas informais que, por sua vez, “apoiam a familiarização para ajudar a criar empatia e um ambiente mais acolhedor, solidário, colaborativo e confiante”. Então, por que não aproveitar esses benefícios para ajudar a gerir um projeto bem-sucedido? Usar um software de gestão empresarial com recursos sociais como feeds de notícias dedicados do Yammer no SharePoint, por exemplo, pode ser útil para se comunicar com colegas em tempo real sobre detalhes do projeto.

4. Acesso móvel: o uso do software disponível no Windows, iOS e Android é fundamental para garantir que todos possam atualizar tarefas no dispositivo escolhido e visualizar cronogramas e relatórios em praticamente qualquer lugar. Com o acompanhamento do tempo listado como um componente altamente crítico de um gerenciamento de projetos bem-sucedido, é importante encontrar uma solução que permita que os membros da equipe enviem atualizações em praticamente qualquer lugar. O tempo e a entrada de tarefas aprimorados oferecem aos gerentes de projeto uma visibilidade instantânea para tomar decisões conscientes com mais rapidez.

5. Clima amigável com os patrocinadores: entre os projetos rotulados como “de alto desempenho”, mais de 80% têm patrocinadores ativamente envolvidos. A pesquisa mostrou repetidas vezes que ter um patrocínio executivo apoiando um projeto do início ao fim é fundamental para o sucesso. Embora um patrocinador não faça parte das tarefas diárias, ele deve ter acesso suficiente para poder apoiar a equipe quando necessário, mantendo-se informado sobre o progresso e as vantagens do projeto, além de intervir sempre que possível. Dito isto, é importante ter um software que permita que seu Escritório de gestão de projetos ou patrocinador gerencie as configurações do Gerenciamento de portfólio de projetos sem precisar de mais assistência.

Com cada vez mais equipes trabalhando remotamente, mesmo globalmente, as habilidades de comunicação e o gerenciamento do tempo tornaram-se itens cada vez mais importantes. Ter acesso a ferramentas que permitem que as partes interessadas gerenciem de praticamente qualquer lugar e compartilhem as últimas atualizações, conversas e cronogramas do projeto rapidamente por meio de um site de projeto dedicado mantém todos conectados e informados. Saiba mais sobre como alcançar mais visibilidade para o desempenho do projeto, além de reduzir orçamentos, aumentar a economia e muito mais.