O título deste texto ao ser invertido, nos oferece a perspectiva correta da abordagem de uma boa Gestão de Ativos: Como ser eficiente no Planejamento, na Programação e no Controle da Manutenção?

Temos três etapas, sucessivas, como uma corrente fechada. Para se ter eficiência a resposta é simples e direta. Seja eficiente, no mesmo nível, em cada uma das etapas.

Em nosso texto sobre Acordo de Nível de Serviços para Serviços Terceirizados já demos uma pista sobre a sistemática para se trabalhar de forma encadeada e obter sucesso em todos os processos. Serve como uma luva aqui nessa tratativa sobre PCM.

É óbvio, mas para dar liga nesta “receita de bolo”, vale ressaltar:

Sem planejamento não se sabe o que há para fazer, quando fazer, com que e com quem fazer, porque fazer, como fazer, onde fazer. Lembra do 5W+2H?

É nessa etapa da história que a gente quantifica e qualifica tudo que se imagina virá ou poderá vir pela frente. Sem programação o que se levantou na fase de planejamento fica na base do está no quadro, mas a gente não sabe se vai fazer. Tá lá, como um mero lembrete. Sem controle nunca saberemos se está ou foi feito como planejado e programado.

Custou o que deveria ou pensou-se?

Foi feito ou está acontecendo no prazo estabelecido?

Vai prejudicar ou facilitar o que vem depois?

Há correções a fazer?

Algo a mudar no Planejamento e na Programação?

Respostas a estas perguntas só se existir controle. Controle bom e eficiente.

Veja que até aqui não falamos de preventiva, corretiva ou preditiva. O PPCM se ocupa de tudo, inclusive aquilo que foi inesperado e teve que ser tratado, resolvido.

7 Dicas para ser eficiente em um PPCM

Metas e Objetivos

A primeira sugestão é bem radical. Não gaste seu tempo e dinheiro com PPC se não faz ideia de onde quer chegar e o que lhe será entregue. Se ainda tem dúvida sobre isso, sugiro dar uma lida em nosso texto sobre Manutenção Centrada no Negócio.

Software de Gestão

A segunda dica é meio óbvia, mas não podemos deixar de citar. Nossa conversa aqui não é para passar uma receita de bolo. Mas se fosse um bolo de cenoura, diria a você que não comece nada sem … cenoura.

A nossa cenoura aqui é o Sistema de Informações, o software de gestão, a ferramenta onde serão alocados os dados que serão utilizados em todos os momentos, desde o mais inicial planejamento ao mais completo reporte de finalização de uma parada de grande porte.

Se você não tem um software ou está buscando uma ferramenta de gestão da Manutenção mais adequada ao seu negócio, vale uma lida do nosso texto 26 Razões para se ter um bom Software de Gestão de Ativos

Inventário e Cadastro de Ativos

Nossas empresas estão obrigadas a serem dinâmicas. Quem não se mexe, fica para trás. A Manutenção também não escapa deste mantra. Periodicamente devemos os critérios de estabelecimento de criticidades, fundamentais para estabelecimento de estratégias de intervenção e gerenciamento de ativos. Equipamentos novos chegam, outros são desativados e há os que são modificados. É do inventário e cadastro atualizados que vamos mudando os haveres e deveres com relação a materiais, peças sobressalentes e até o dimensionamento e a qualificação de pessoal.

Planejamento

Considere que o planejamento é a mãe de todas as batalhas. Não há como dar “conta do recado” sem ter uma visão global, de longo prazo, diria num mínimo de 18 a 24 meses, para estabelecimento das necessidades, dos pontos de atenção, dos recursos, das interferências e das oportunidades.

Quando falamos de planejamento nos referimos a manutenção preventiva. Que pode ser por tempo, quando os serviços são preestabelecidos (preventiva sistemática, lubrificação, inspeção ou rotina) e definidas por unidades de calendário (dia, semana) ou ainda por unidade não-calendário (horas de funcionamento, quilômetros rodados, etc.).

Há quem pense que o Planejamento ocorre uma vez ao ano. Dizem que é quando no início do ano a empresa faz sua macro preparação. Ledo engano. A eficiência no Planejamento passa pela revisão periódica.

Observe as empresas multinacionais, que puxadas pelo lado financeiro, todo ano, antes de começar o exercício fiscal, constroem ou determinam o Budget (Orçamento). Esse limitador ou condicionador é o “regulamento e tabela” a ser seguido pela gestão das áreas dos negócios. Mas todas elas, sem exceção, fazem, no mínimo a cada 3 meses, uma revisão do Budget, que chamam de Forecast. A Manutenção eficiente deve fazer o mesmo que o Financeiro, casadinho, com seu planejamento.

A dica dentro da dica é que as boas empresas sempre fazem uma boa discussão interna para gerar o planejamento anual, incluindo um evento para informar, motivar e engajar a equipe como um todo.

Programação de Manutenção

Enquanto o Planejamento olha as coisas numa visão de longo prazo, usualmente ali pelas 52 semanas, a Programação se ocupa da ação que vai anteceder a execução, em geral numa visão de 4 semanas. A Programação eficiente se ocupa dos ajustes finais, do detalhe não contemplado pelo planejamento, na alocação mais precisa, dada a proximidade do evento previsto com muito tempo de antecedência.

Mas vale ressaltar que a Programação mostra seu valor é na inclusão e organização dos eventos não previstos no Planejamento, como é o caso das intervenções de corretiva.

Nos sistemas de gestão modernos é possível gerar as OS (Ordens de Serviços) e suas instruções de manutenção (ou lista de tarefas) com todos os descritivos dos procedimentos de manutenção, recomendações de segurança e recursos humanos e materiais necessários ao desenvolvimento de uma atividade programada.

As boas empresas do ramo fazem reuniões de programação semanal.

Coleta de Dados de Manutenção

Sem Controle, como já dissemos, não há nada. Não haverá eficiência a ser medida e, portanto, nada a reportar. E qual gerencia sobrevive sem números, indicadores, comprovação de seus feitos ou não feitos?

São muitos e diversos os mecanismos de formação do acervo histórico da manutenção, mas em se tratando de recursos de seleção e armazenagem de informações, é preciso ter tudo em mãos, para apoio à decisão, em tempo real.

Não haverá eficiência se as análises de performance forem feitas sobre relatórios que levaram semanas para serem preparados e apresentados.

Imagina a cena de horror o gerente ter que tomar decisões com 60 dias de atraso quanto a material, mão de obra, perda de produção e outras medições.

A boa contribuição do Controle se cristaliza no Painel de Gestão a Vista e no Dashboad com os principais indicadores bem apresentados e facilmente entendíveis.

As Pessoas

Quando se contrata uma obra a recomendação é bem direta: Quem projeta não executa, quem executa não controla. Quer garantia de ter sua obra bem bolada, bem feita e bem fiscalizada? Contrate um profissional habilitado para cada uma dessas funções.

No PPCM vale a mesma regra.

A eficiência deste importante setor da Manutenção precisa ter claro quem é quem e sobre o que se responsabiliza.

A recomendação é que as pessoas mudem de função de tempos em tempos. A reciclagem e recolocação no encadeamento dos processos ajuda os profissionais a entenderem melhor as necessidades de seus clientes e as dificuldades de seus fornecedores. É na linha do “eu já estive aí e sei como é que é”.

Conclusão

Sabendo que 45% das empresas brasileiras não têm em suas áreas de Manutenção um setor dedicado ao Planejamento, Programação e Controle de atividades, fica claro que, se a sua empresa tem uma equipe destacada para o PPCM, esse já é um bom sinal de que há uma busca permanente pela eficiência da Gestão de Ativos.

Mas, se na sua empresa ainda não há nem traço de um PPCM em montagem, é bom prestar atenção pois a luz amarela acesa está a informar que daqui a pouco vem a vermelha. Todo cuidado é pouco.