Veja como os escritórios de contabilidade modernos estão usando softwares para aperfeiçoar operações e a gestão da empresa.

25 de outubro de 2021 | Tron

Os escritórios de contabilidade modernos têm alguns pontos em comum. Partilham de operações bem desenhadas, rotinas claras, treinamentos constantes e, claro, recursos modernos à disposição.

Fato é que a modernidade não está (apenas) na estrutura ou na aparência de um escritório, mas também na sua capacidade de se adequar às novidades, que tornam as rotinas de trabalho mais eficientes e ágeis.

O uso de softwares (também conhecidos como sistemas de contabilidade) é uma das principais características que os escritórios modernos comungam, afinal, um bom software permite automatizar tarefas, reduzindo as chances de erros e aperfeiçoando o dia a dia no escritório.

Escritórios de contabilidade modernos e softwares

Hoje em dia existem algumas opções distintas de software de contabilidade.

No entanto, em muitos aspectos eles se diferenciam. Isso reflete na forma como o escritório se beneficia dele e a cultura de uso de sistema de gestão contábil, que impacta todos os processos.

Mas, afinal, como os escritórios de contabilidade modernos estão usando os softwares no dia a dia?

Muito além do operacional

O recurso básico que se espera dos sistemas de contabilidade é que ele consiga cumprir as funções operacionais do escritório.

Ou seja, deve suportar a importação de nota fiscal de entrada, nota fiscal de saída, de serviço, escrituração fiscal, dentre tantos outros serviços que compõem as obrigações contábeis, fiscais e tributárias.

No entanto, os escritórios visionários estão cada vez mais valorizando sistemas que vão além do operacional.

Isso porque um bom software de contabilidade também oferece recursos a nível gerencial.

Os sistemas mais modernos oferecem também módulos relacionados à contabilidade gerencial.

Esta reúne um conjunto de técnicas como a contabilidade financeira, a de custos e a análise das demonstrações contábeis, que fornecem insights e informações embasadas para a tomada de decisão.

De fato, quando o software extrapola as funções operacionais e suporta o nível gerencial, é possível conferir escalabilidade e fortalecimento do escritório.

Controle de serviços e colaboradores

Outra característica de grande importância no dia a dia dos escritórios de contabilidade modernos é que eles conseguem mapear não apenas os processos, mas também quem os realizou.

Com isso, é possível vislumbrar a eficiência dos colaboradores, quais têm errado mais e, consequentemente, quais requerem treinamento.

Por outro lado, é possível verificar os funcionários mais produtivos e, se for o caso, alocar aqueles que desempenham melhores tarefas em determinadas áreas.

No dia a dia, isso permite definir a recorrência de treinamentos, onboarding e outras práticas de atualização necessárias aos trabalhadores do escritório.

Importância de suporte eficiente

Uma reclamação constante entre os escritórios de contabilidade, diz respeito ao mau atendimento do suporte oferecido pelo software.

Isso porque, muitas vezes, eles podem ser demorados e nem sempre tão eficientes quanto o esperado.

No entanto, um sistema com um suporte humanizado faz toda a diferença no dia a dia de trabalho.

Tecnologias em nuvem

Os sistemas em nuvem, também conhecido como cloud, deixaram de ser uma tendência para se tornarem uma necessidade cada vez mais recorrente.

Os escritórios mais atualizados às novidades disponíveis no mercado valorizam os sistemas em nuvem porque, com isso, eles obtêm muita flexibilidade, mas com toda segurança possível.

Como, neste caso, trata-se não de um software instalado em uma máquina, mas disponível na nuvem, é possível utilizá-lo a partir de qualquer máquina, em qualquer lugar, desde que a pessoa tenha habilitação e acesso para isso.

Além disso, todos os dados disponíveis no sistema em nuvem são armazenados em um computador externo, o que minimiza os riscos de perda de dados.

Confira também:

– 5 vantagens em se ter um sistema contábil na nuvem.

Busca pela atualização automática

Embora as ciências contábeis estejam ancoradas em conceitos sólidos e validados há tempos, as leis tributárias e fiscais são dinâmicas.

Isso quer dizer que, frequentemente, as alíquotas, as leis, os regimes fiscais e quase tudo que envolve a parte tributária está em constante mudança e readequação.

Anualmente o salário-mínimo é reajustado, bem como outras taxas de juros, e isso impacta diretamente, por exemplo, as alíquotas tributárias.

No entanto, manter o sistema sempre calibrado em relação a essas mudanças necessita de tempo e disponibilidade da equipe, mas, sobretudo, muita atenção.

Por outro lado, os sistemas contábeis modernos se atualizam automaticamente, garantindo que o escritório esteja sempre em dia com a legislação e evitando informações equivocadas.

A integração é o futuro!

Por último, mas não menos importante, cada vez mais os escritórios estão inseridos em um ambiente centralizado e integrado.

Isso facilita o processo de controle e acompanhamento dos contadores em relação aos seus clientes.

Quando a equipe recorre a sistemas integrados, é possível ter uma visão ampla dos negócios de forma centralizada, sem ter que recorrer a diferentes sistemas.

Em um único sistema, por exemplo, é possível ter acesso à folha de pagamento, escrituração fiscal, medicina do trabalho, contabilidade gerencial, ponto eletrônico, livro-caixa, controle patrimonial, lalur, integração com o departamento pessoal dos clientes etc.

Como modernizar um escritório contábil?

Tornar um escritório contábil moderno envolve, dentre outras coisas, o fortalecimento de uma cultura de inovação.

Isso quer dizer, estimular e proporcionar ao time, treinamentos e recursos que possibilitem a execução de seus trabalhos a partir de recursos modernos e eficientes.

No entanto, isso nem sempre é simples, especialmente quando se trata de um escritório que ainda possui cultura de operações essencialmente manuais.

Uma boa forma de introduzir a modernização é recorrendo a sistemas contábeis que garantem integração de diferentes áreas, forneçam dados e relatórios para ações táticas e suportem a gestão do escritório!

Além disso, apostar em cloud computing e backups eficientes (mesmo que para grande volume de dados e informações) são requisitos fundamentais em escritórios contábeis modernos.