Quem gerencia uma empresa como um escritório de contabilidade precisa realizar muitas afazeres todos os dias, tanto para os clientes quanto internamente. Contudo, o que fazer quando o trabalho aumenta e você não consegue dar conta de tudo? Como organizar os documentos que são cruciais para o negócio? Bom, para isso é necessário contratar um software de gestão contábil.

Você não terá dificuldade em encontrar programas do tipo após uma busca no Google. Mas, há pontos que você deve considerar para escolher o mais apropriado. Para saber quais são, continue a leitura deste artigo!

O que é um software de gestão contábil?

Primeiro, vamos tratar de entender o conceito. Um software de gestão contábil é uma ferramenta que deve atender não apenas a parte contábil tradicional, mas também as tarefas que fazem parte da rotina da empresa.

Um escritório de contabilidade tem diversas tarefas e processos que devem ser cumpridos diariamente, o que demanda muito tempo dos envolvidos. Ao contar com um programa contábil, o trabalho passa a ser mais automatizado, o que reduz o tempo operacional e o retrabalho.

Quais são as características de um software de gestão contábil?

Por mais que as funcionalidades possam variar de acordo com cada sistema, apontamos aqui as principais que você deverá encontrar em quase todos os programas.

Integração com o cliente

Enquanto os clientes precisam emitir notas fiscais e fazer o controle financeiro, o escritório de contabilidade se encarrega de fazer a gestão de todas essas movimentações. Para isso, o software precisa integrar as duas partes num só canal.

Organização de documentos

Quando se pensa numa empresa de contabilidade, é comum imaginar um lugar com papéis por todos os lados referentes às contratações com clientes, fornecedores e também internas.

Porém, esse tipo de gestão de documentos vulnerabiliza perdas de arquivos importantes, por isso deve-se organizá-los de forma digital por meio de um sistema contábil que permita integração com outras ferramentas como a ZapSign (que já tem uma API pronta para isso) dedicada a assinaturas eletrônicas de documentos.

Armazenamento na nuvem

Como dissemos acima, o ideal é que os documentos sejam organizados digitalmente e que seu armazenamento funcione na nuvem.

Afinal, dessa forma, você não fica dependente do computador do escritório para ter acesso aos dados da empresa ou dos clientes, basta acessá-los a partir de qualquer dispositivo, até mesmo pelo seu smartphone na maioria dos casos.

Produção de relatórios

Como o software de gestão contábil, por padrão, tem integração com as ações do cliente, os relatórios podem ser gerados de maneira automática.

Esses relatórios informam tanto o desempenho do cliente quanto do escritório, além de prover insights para melhorá-lo.

Controle financeiro interno

Sabe a expressão “casa de ferreiro, espeto de pau”? Bom, ela não deve ser colocada em prática, pois como os clientes contratarão o seu serviço se você mesmo não o realiza com excelência?

Esse é outro benefício do programa: fazer a gestão interna a partir de um software de qualidade.

Como escolher o software de gestão contábil mais apropriado

Alguns pontos devem ser considerados na hora de escolher o programa de contabilidade para o seu escritório. Portanto, antes de conferir a relação de softwares, vejamos o que você deve levar em conta na hora de contratar o sistema mais apropriado.

Custo

Assim como todo profissional tem o seu preço, o mesmo ocorre com programas de gestão. Porém, escolher a solução mais barata por uma questão de economia ou a mais cara pela excelência do produto não é o caminho certo.

O que você deve analisar aqui é o custo-benefício que o sistema trará para o seu escritório. Afinal, ninguém compra um produto por achá-lo bonito e sim porque ele resolve um problema que a pessoa tem.

Assim, se o software resolver os gargalos que a sua empresa tem e o preço couber no bolso, significa que o custo-benefício vale a pena.

Funcionalidades

É certo que os sistemas disponíveis no mercado oferecem funcionalidades diferentes, pois têm a finalidade de atender variadas necessidades dos clientes. Tenha em conta quais são as suas para escolher o programa que melhor se adequa a elas.

Para se certificar disso, analise as funções que o software apresenta nos seus sites oficiais e procure depoimentos de clientes que já as utilizam.

Contudo, não se restrinja às histórias que a própria empresa mostra nos seus meios de comunicação, mas sobretudo daqueles que genuinamente falam bem da ferramenta em seus canais pessoais.

Segurança

Um software de contabilidade cuida de dados muito importantes sobre a sua empresa e clientes. Imagina o quão danoso seria se essas informações vazassem por conta de uma falha no sistema.

Para que isso não aconteça, verifique de que maneira os desenvolvedores do programa operam a parte da segurança em pontos como:

diferentes níveis de acesso aos dados;

sistema de criptografia apropriado;

certificado de segurança.

Demonstração

Apesar de conferir se as funções do sistema realmente atendem o seu escritório de contabilidade, será que o mesmo ocorre na prática?

Essa dúvida é bastante comum e para que não ocorra uma quebra de expectativa após a contratação, trate de agendar uma demonstração do produto primeiro.

Essa prática é bem frequente nas empresas que oferecem softwares com fins gerenciais. Os sites oficiais contam com formulários para que você agende a demonstração.

Após preencher e enviá-lo, um representante retornará o contato para marcar o dia e horário em que ela será feita considerando o cenário específico do seu escritório. Nesse dia, certifique-se de estar no computador com bom acesso à internet e tirar todas as suas dúvidas.

Suporte

Este também é um ponto que não pode faltar na contratação. Afinal, certamente dúvidas surgirão enquanto você e sua equipe utilizam o sistema, certo? Por isso, a prestação de um bom suporte é fundamental.

Quando estiver em contato com a empresa que oferece o software, trate de saber quais são os canais que você pode usar para solicitar o suporte.

Alguns têm atendimento online via chat, outros atendem por e-mail e telefone. Seja qual for o formato, confira o quão ágil é o tempo de resposta do suporte para que a ajuda venha de forma pronta.

Conheça 5 softwares para gerir a contabilidade da sua empresa

Separamos aqui os 5 programas que mais têm se destacado no mercado. Confira a lista a seguir!

Domínio

A Domínio faz parte da mundial Thomson Reuters e atua há vinte anos no mercado, sendo referência nacional no desenvolvimento de sistemas contábeis. Atualmente, atende mais de 30 mil contadores no Brasil.

Ela conta com sistemas integrados que permitem um gerenciamento completo do escritório e segurança nas informações contábeis-tributárias.

A Domínio possui soluções variadas que possam atender as mais diversas necessidades das empresas de contabilidade. Suas principais funções incluem:

exportação de recibo de pagamento;

simulação de férias e rescisão;

emissão de guias;

atualização automática de tabelas;

pagamentos via e-Cac;

importação de extrato bancário;

conciliação de contas e lançamentos.

Nasajon

A Nasajon Sistemas atua no mercado há mais de 35 anos e conta não apenas com soluções contábeis, mas também para a área fiscal, financeira, recursos humanos, comércio, serviços, relacionamento e atendimento ao cliente.

Contábil é o nome do sistema de contabilidade oferecido por eles e que tem como destaque agilidade e segurança na escrituração contábil fiscal, geração de escrituração contábil digital e FCONT.

Além disso, o programa ainda traz integração com outros sistemas que atendem os setores de finanças, departamento pessoal, escrituração fiscal, gestão de serviços e contratos.

Para saber como a Nasajon pode funcionar na sua empresa, é possível solicitar uma demonstração ou o contato de um representante.

Mastermaq

A Mastermaq se posiciona no mercado como fornecedora de soluções que atendem as necessidades dos escritórios contábeis, oferecendo desde ferramentas para as tarefas de rotina até funções avançadas.

São três os tipos de ofertas da Mastermaq. A primeira é a Plataforma NG voltada a suprir as necessidades operacionais dos escritórios de contabilidade, simplificando os processos e aumentando a produtividade.

Já a EVO é destinada às empresas que procuram a evolução, desde a automação de tarefas até a integração digital para otimizar a prestação de serviços aos clientes.

Por fim, a Domo é uma solução desenvolvida para gerir o IRPF. Ela permite acessar a declaração dos clientes a qualquer momento e em qualquer lugar, pois é totalmente online.

Sage

A Sage desenvolve um software de contabilidade que atende empresas e contabilistas. Sua usabilidade é bem simples, pois tem automações que eliminam as tarefas manuais de rotina, fazendo com que você dedique mais tempo aos clientes a otimização dos serviços da empresa.

O Sage 50cloud é a solução para pequenas empresas que têm contabilistas externos e precisam monitorar detalhadamente a saúde financeira da empresa com resultados e indicadores em tempo real.

Já a Sage for Accountants é voltada para contabilistas que precisam gerir seus escritórios de forma eficiente ao obter informações em tempo real, além de maior rapidez, rigor e segurança ao acessar as informações documentais dos clientes de forma automática.

Alterdata

A Alterdata é uma desenvolvedora de sistemas nos setores contábil, empresarial e imobiliário presente no mercado de software desde 1989.

O Alterdata Contábil é o programa que une as ferramentas de gestão para escritórios de contabilidade, permitindo mais velocidade na comunicação e troca de informações.

O Alterdata Contábil Plus traz um pacote que automatiza as rotinas de trabalho, além de otimizar o relacionamento com os seus clientes.

O Alterdata Contábil Gestor também tem um pacote, desta vez composto por ferramentas para a gestão interna do escritório de contabilidade envolvendo controle de tarefas, gestão de documentos e mais.

Agora que você conhece os principais tipos de software de gestão contábil do mercado, fica mais fácil escolher o mais apropriado para a sua empresa, não é mesmo?

Além dele, há outros programas que você deve investir para ter uma gestão de qualidade como, por exemplo, um ERP. Para saber como ele funciona, continue conosco e confira este conteúdo que escrevemos a respeito.