Publicado em 26/11/2021 por Marcela Gava

*Artigo publicado originalmente em 14/08/2019

Os softwares de gestão de projetos ajudam a gerenciar o trabalho, definir metas e prazos, e fazer o acompanhamento de projetos.

Prazos perdidos, gargalos de produção e conversas fragmentadas podem custar tempo e dinheiro na gestão de projetos, mas ter em mãos uma solução pode ser mais simples do que se imagina. Se sua equipe for pequena, o orçamento estiver apertado e sua empresa estiver disposta a deixar de lado certos recursos, um gerenciador de projetos grátis ou freemium pode ser o ideal (produtos freemium são versões gratuitas de softwares pagos que oferecem funcionalidades restritas, número limitado de acessos, ou ambos).

Neste artigo, destacamos as 10 principais ferramentas de gestão de projetos grátis listadas no Capterra e explicamos detalhes de cada produto e o custo para fazer um upgrade.

Essa lista ajuda a determinar 1) se um software gratuito é a solução ideal e 2) qual sistema gratuito é o melhor dependendo das necessidades.

Antes de acessar a lista completa, você pode assistir abaixo uma breve comparação entre as cinco principais ferramentas.

Comparação entre gerenciadores de projetos (Fonte)

Como definimos os principais softwares? Cada uma das 10 ferramentas incluídas neste artigo tem uma classificação geral de usuário acima da média quando comparada com outros produtos da categoria. A metodologia completa por ser acessada no final do texto. Os produtos estão apresentados em ordem alfabética.

As 10 ferramentas de gestão de projetos grátis selecionadas são:

Qual a diferença entre um software de gestão de projetos e um de gestão do trabalho?

Softwares para gestão de projetos (PM na sigla em inglês) tornaram-se abrangentes, com uma gama de soluções que vai desde ferramentas para gestão do trabalho mais leves e colaborativas até a soluções robustas para gestão de portfólio.

Para escolher a ferramenta que melhor atenda às necessidades de uma empresa é importante entender as diferenças entre esses tipos de software:

Softwares para gestão do trabalho ajudam as equipes a gerenciar os fluxos de trabalho , organizar tarefas e atividades (projetos e processos) e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. Tais ferramentas compreendem a execução do trabalho, fornecendo notificações em tempo real e visualizações relevantes para diferentes áreas. Seus destinatários são profissionais não técnicos.

Já os softwares para gestão de projetos ajudam gerentes de projeto e organizações a executar projetos com um escopo definido (entregas), cronograma e orçamento (recursos). Tais ferramentas ajudam as empresas a planejar, monitorar e controlar custos, cronogramas e recursos para que elas possam gerar valor e atender os critérios de sucesso do projeto. Seus destinatários são profissionais técnicos.

10 opções de gerenciador de projetos grátis

Apresentação do Airtable (Fonte)

Classificação geral: 4,7/5

Quantidade de reviews: 1.188

Visão geral

O Airtable é uma solução colaborativa para a gestão do trabalho com armazenagem na nuvem. As equipes podem visualizar tarefas em uma grade (semelhante a uma planilha), um calendário, um quadro Kanban ou em uma galeria. Entre os principais recursos estão os de gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto e controle do tempo.

A ferramenta ajuda a distribuir projetos com base em casos de uso e oferece opções avançadas de filtros e classificação para organizar tarefas ilimitadas de acordo com sua preferência. O Airtable também conta com aplicativos integrados, como um agendador de tarefas, um programa de desenho de páginas web e uma ferramenta de e-mail marketing.

Além disso, você também pode automatizar tarefas de rotina, como o envio e a aprovação de solicitações de projetos, o agendamento de reuniões e o processamento de contas e faturas.

O plano gratuito do Airtable inclui tabelas ilimitadas, 1.200 registros por base, 2 GB de espaço de anexos por base e histórico de duas semanas de revisão e de snapshot, além de colaboração e comentários em tempo real.

Valor do upgrade

O Airtable oferece três opções de planos pagos, que iniciam em US$ 12 por pessoa por mês (aprox. R$ 65), e incluem registros adicionais por base, mais espaço para anexos e um histórico de revisões mais longo, além de assistência prioritária e acesso a outros tipos de visualização, como Gantt.

Principais funcionalidades

Colaboração e comentários em tempo real

Diferentes tipos de visualização

Opções de customização

Suporte por e-mail e acesso a uma base de conhecimento

Marketplace de aplicativos

Saiba mais

Apresentação do Asana (Fonte)

Classificação geral: 4,4/5

4,4/5 Quantidade de reviews: 10.088

Visão geral

O Asana é um software de gerenciamento de tarefas e gestão de projetos que ajuda a administrar suas tarefas diárias e planejar iniciativas estratégicas. A ferramenta ajuda a reunir a equipe para colaborar em projetos e rastrear atribuições independentes em uma única plataforma.

Com o Asana, você pode acompanhar o progresso dos projetos e atribuir tarefas a membros individuais da sua equipe. O software ajuda a traçar metas e definir prazos para que o cronograma seja cumprido.

Você também pode enviar solicitações de trabalho e revisar o nível de conclusão delas. O Asana oferece integração com ferramentas de comunicação, de pagamento e de armazenamento em nuvem de terceiros, facilitando o acesso a arquivos importantes e a dados de clientes.

Na versão gratuita desse gerenciador de projetos, é possível acessar tarefas e projetos ilimitados, além de colaborar com até 15 colegas de equipe.

Valor do upgrade

O Asana oferece dois planos premium, com pacotes que se iniciam em €10,99 mensais por usuário no pagamento anual (aprox. R$ 68). Na versão paga, os usuários têm acesso a mais recursos, como busca avançada, convidados ilimitados, criação de metas e integração avançada.

Principais funcionalidades

Registros de atividade

Etiquetas personalizadas

Avaliação de capacidade produtiva

Implementação de regras predefinidas

Visualização de atividades de toda a organização

Saiba mais

Introdução ao Basecamp (Fonte)

Classificação geral: 4,3/5

Quantidade de reviews: 13.263

Visão geral

O Basecamp é uma ferramenta de organização de fluxo de trabalho que divide as demandas em projetos, incluindo informações de participantes, discussões, documentos, tarefas e datas importantes. Ele ajuda as empresas na organização de projetos em um só lugar, dividindo o trabalho entre os membros da equipe.

A ferramenta oferece um quadro de mensagens que pode ser usado para lançar ideias, assim como para enviar e receber atualizações sobre o andamento e feedback de projetos. Ele também permite a criação de listas de verificação e listas de tarefas para atribuir itens aos membros da equipe e definir prazos para os projetos.

Outro recurso conveniente é o sistema de agendamento, que se integra ao seu calendário para automatizar a marcação de reuniões e a inscrição em eventos. Na versão gratuita, o Basecamp oferece acesso a três projetos, 20 usuários e 1 GB de armazenamento.

Valor do upgrade

O Basecamp possui apenas um plano premium, o Basecamp Business, que custa US$ 99 por mês (aprox. R$ 543), e dá acesso a projetos e usuários ilimitados, suporte prioritário, além de 500 GB de espaço para armazenamento.

Principais funcionalidades

Organização de documentos em pastas

Centralização de notificações

Perguntas automáticas para validação de tarefas

Andamento dos projetos com o gráfico Hill

Integração com aplicativos externos

Saiba mais

Introdução ao ClickUp (Fonte)

Classificação geral: 4,7/5

Quantidade de reviews: 2.341

Visão geral

O ClickUp é uma ferramenta de gestão de projetos que permite organizar tarefas, documentos e objetivos em um mesmo espaço.

Com o ClickUp, é possível acompanhar todos os seus projetos do início ao fim e criar fluxos de trabalho personalizados. Você também pode adicionar comentários a qualquer tarefa ou documento e atribuí-los a membros da equipe. A ferramenta oferece um cronômetro global que rastreia automaticamente quanto tempo é gasto em cada projeto.

Com a funcionalidade para criar mapas mentais, você pode planejar suas ideias e distribuir tarefas em diferentes fases do projeto. Você também pode criar contornos visuais das atribuições para os membros de sua equipe. O ClickUp oferece ainda a possibilidade para interação dos usuários em tempo real, em grupos ou individualmente.

A versão gratuita está disponível com 100 MB de armazenamento, tarefas ilimitadas, autenticação de dois fatores e suporte 24/7.

Valor do upgrade

O plano inicial do ClickUp começa em US$ 5 (aprox. R$ 27) por mês para cada membro –além desse, a empresa oferece mais três opções premium. Os usuários dos planos pagos podem usufruir de integrações ilimitadas, ferramenta para controle de tempo, permissões customizadas e acesso via Single Sign-On (SSO).

Principais funcionalidades

Suporte 24/7

Notificações inteligentes

Subtarefas em listas múltiplas

Gravação de vídeos

Recursos para customização

Saiba mais

Apresentação do Evernote Teams (Fonte)

Classificação geral: 4,4/5

Quantidade de reviews: 6.942

Visão geral

O Evernote Teams foi desenvolvido como uma ferramenta para colaboração, compartilhamento de conhecimento e gerenciamento de tarefas e agendas. Ele permite que o usuário registre ideias, as sincronize com outros dispositivos e possa buscá-las através de palavras-chave ou tipos de conteúdo.

O sistema captura todas as informações críticas de um projeto e as armazena em um só lugar. Você pode criar notas sobre projetos em andamento, enviá-las aos membros da equipe e atribuir tarefas por meio do aplicativo.

O Evernote também permite que você crie fluxos de trabalho para os membros da equipe. A ferramenta torna o trabalho remoto mais fácil, pois a equipe pode trabalhar a partir de qualquer dispositivo, mesmo offline.

O software vem com um painel de administração que dá acesso a controles de permissão e registros detalhados. O Evernote também oferece integração fácil com aplicativos de terceiros para administrar reuniões e migrar dados.

Na versão grátis deste gerenciados de projetos, o Evernote Free, o usuário pode sincronizar até dois dispositivos, carregar até 60 MB de arquivo por mês e usufruir da ferramenta de busca com etiquetas.

Valor do upgrade

O Evernote Teams custa €13,99 por mês (aprox. R$ 87,14) por membro, com um mínimo de dois usuários. O plano oferece 20 GB, além de gerente dedicado à conta (no caso de times com 25 membros ou mais).

Principais funcionalidades

Histórico de atividade

Pesquisa avançada

Edição offline

Personalização do painel de trabalho

Integração com aplicativos

Saiba mais

Introdução ao Jira (Fonte)

Classificação geral: 4,4/5

Quantidade de reviews: 10.966

Visão geral

O Jira é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas para equipes que planejam e constroem produtos. Focado em times ágeis, o software ajuda a organizar problemas, rastrear bugs e acompanhar a atividade da equipe.

Os usuários do Jira têm acesso a diferentes tipos de quadros personalizáveis para organizar suas tarefas, como Scrum, Kanban e Roadmaps. Neles, é possível organizar tarefas segundo prioridade e atribuir tickets para elas.

O Jira permite também a criação de fluxos de trabalho em função da duração e da complexidade do projeto, notificando automaticamente os membros da equipe se houver mudanças no cronograma ou nas dependências de tarefas.

Com permissões de controle de acesso e criptografias SSL, o Jira fornece um ambiente seguro e protegido para gerenciamento dos seus projetos. No plano grátis, a plataforma está disponível para 10 usuários, com 2 GB de armazenamento de arquivos e suporte da comunidade.

Valor do upgrade

Além do plano gratuito, possui outros três pacotes premium para diferentes necessidades. Os planos pagos se iniciam em US$ 7,50 (aprox. R$ 41) mensais por usuário, com acesso a 20 mil usuários, armazenamento ilimitado e suporte completo.

Principais funcionalidades

Filtros personalizados

Mais de 3 mil aplicativos

Fluxo de trabalho personalizáveis

Automação de vários projetos

Gerenciamento de dependências

Saiba mais

Tutorial do MindMeister (Fonte)

Classificação geral: 4,7/5

Quantidade de reviews: 202

Visão geral

O MindMeister é uma ferramenta para criação de mapas mentais e gestão de projetos, com foco em criatividade colaborativa, que ajuda na interação da equipe e no planejamento de tarefas.

Os mapas mentais do MindMeister podem ser compartilhados entre colegas e editados em tempo real. Além disso, a ferramenta oferece um modo de apresentação integrado que transforma o mapa mental em apresentações de slides.

O usuário também pode converter seus mapas mentais em painéis de projetos ágeis e visualizar o progresso deles. O MindMeister fornece um recurso de anotações para ser usado durante reuniões e sessões de brainstorming, armazenando dados individuais e coletivos em um banco de dados central, que podem ser compartilhados com a equipe.

A versão grátis da ferramenta dá acesso até três mapas mentais e possibilidade de compartilhamento deles, suporte por e-mail e colaboração em tempo real.

Valor do upgrade

O MindMeister oferece três tipos de planos pagos, que se iniciam em €4,99 (aprox. R$ 30,95) por mês, e incluem mapas mentais ilimitados, múltiplos administradores, conta de administrador e exportação e backups.

Principais funcionalidades

Mapas mentais ilimitados

Até 10 GB de anexo

Personalização com cores, imagens, ícones e emojis

Histórico de versões e reversão

Exportação de mapas mentais para outros formatos

Saiba mais

Demonstração do (Fonte)

Classificação geral: 4,6/5

Quantidade de reviews: 2.474

Visão geral

O é uma ferramenta de gestão de projeto que ajuda no planejamento, rastreamento e organização do fluxo de trabalho. Ela oferece modelos com campos customizáveis para criação de planos de projeto.

Com o é possível automatizar tarefas recorrentes, como a criação de leads a partir de e-mails enviados, a criação de cronogramas personalizáveis com base em prazos de projetos e a visualização de dados com gráficos e tabelas.

O software também permite colaboração com outros departamentos, como vendas e marketing, para reunir equipes e trabalhar no planejamento do projeto. Também há possibilidade de acessar e compartilhar atualizações do andamento do projeto, fluxos de trabalho e aprovações de orçamento por meio da plataforma.

O software se integra com programas de contabilidade e de comunicação de terceiros, para ajudá-lo a migrar dados entre sistemas facilmente. O plano gratuito inclui quadros e documentos ilimitados, mais de 200 templates e até dois membros na equipe.

Valor do upgrade

O oferece quatro planos pagos, com maior quantidade de armazenamento, acesso a convidados, controle de tempo e suporte prioritário. Os valores se iniciam em €8 (aprox. R$ 49,76) mensais por usuários.

Principais funcionalidades

Acesso ilimitado a convidados para visualização

Integração com outras ferramentas

Histórico de atividades

Diferentes tipos de visualização

Customização de templates

Saiba mais

Apresentação do Notion (Fonte)

Classificação geral: 4,6/5

Quantidade de reviews: 2.474

Visão geral

O Notion é uma ferramenta de colaboração e de gestão do conhecimento que conecta pessoas, ideias de projeto e anotações em um mesmo espaço. Ele ajuda a criar e organizar fluxos de trabalho com um editor do tipo “arrastar e soltar”.

Além disso, também permite a criação de roadmaps com etiquetas personalizáveis, com possibilidade de convite aos membros de equipe para editar e adicionar tarefas e atividades ao roadmap.

A ferramenta também pode ser usada para criação de uma base de conhecimento centralizada para sua equipe. Ele oferece um quadro Kanban flexível, listas e tabelas para lidar com todos os tipos de processos. Com permissões avançadas, é possível controlar quem tem acesso aos dados da empresa e compartilhar ativos com outros departamentos, se necessário.

A versão gratuita do Notion dá acesso a páginas e blocos ilimitados, compartilhamento com até cinco convidados e sincronização entre dispositivos, além de colaboração em tempo real.

Valor do upgrade

O Notion oferece três planos pagos, que incluem recursos como convidados ilimitados, histórico de versões antigas, suporte prioritário e mais camadas de segurança. O valor começa em US$ 4 (aprox. R$ 22) por mês no plano anual.

Principais funcionalidades

Colaboração em tempo real

Diversos tipos de visualização

Exportação de conteúdo para HTML, Markdown ou CSV

Controles e segurança avançados

Diversos templates e blocos de conteúdo

Saiba mais

Apresentação do Todoist (Fonte)

Classificação geral: 4,6/5

Quantidade de reviews: 1.433

O Todoist é um software de gerenciamento de tarefas e projetos que permite a criação de tarefas e a visualização geral do cronograma de trabalho.

Uma das funcionalidades deste software é avaliar a lista de tarefas e destacar as mais importantes do dia. Além disso, permite a divisão das tarefas entre os membros da equipe e a possibilidade de estabelecer um prazo para cumprimento delas.

O Todoist oferece cartões no estilo Kanban que oferecem uma visão de todas as atividades associadas a projetos. É possível agrupar e rotular tarefas, e atribuí-las a colaboradores individuais da equipe.

Além disso, o Todoist permite integração com plataformas externas de e-mail, com capacidade para criar tarefas automaticamente a partir de mensagens recebidas pelo usuário em sua caixa de entrada. Usuários com o software instalado em dispositivos móveis conseguem revisar projetos iminentes e adicionar novos.

Valor do upgrade

O Notion oferece três planos pagos, que incluem recursos como convidados ilimitados, histórico de versões antigas, suporte prioritário e mais camadas de segurança. O valor começa em US$ 4 (aprox. R$ 22) por mês no plano anual.

Principais funcionalidades

Colaboração em tempo real

Diversos tipos de visualização

Exportação de conteúdo para HTML, Markdown ou CSV

Controles e segurança avançados

Diversos templates e blocos de conteúdo

Saiba mais

Como escolher uma ferramenta de gestão de projetos gratuita

Ao escolher uma solução gratuita para gestão de projetos, o preço não é a única coisa que você precisa ter em mente. É importante também analisar os seguintes pontos antes de finalizar a compra:

Avaliação das necessidades: entenda as necessidades da sua empresa antes de tomar uma decisão final sobre a ferramenta escolhida. Seu foco é a gestão de recursos, o brainstorming ou o gerenciamento de fluxo de trabalho? Cada software é especializado em um aspecto específico da gestão de projetos. Estude qual ferramenta se alinha mais ao que sua empresa necessita e escolha a ferramenta certa.

Avaliação de usabilidade: o software em questão tem uma curva de aprendizado acentuada? Demora muito para você e sua equipe aprenderem a usar todos os recursos? Estes são alguns aspectos que você precisa examinar antes de tomar sua decisão. Aproveite as versões de teste para avaliar a facilidade de uso de uma ferramenta específica.

Avaliação do custo de atualização para requisitos futuros: conforme sua empresa cresce, sua equipe também cresce. É imprescindível considerar a possibilidade de fazer, no futuro, a atualização para a versão paga do software que você usará para acomodar mais pessoas e vários projetos. Portanto, ao selecionar uma ferramenta gratuita, certifique-se de verificar o custo de atualização para a versão paga e se caberá no seu orçamento.

Descrições dos recursos

Abaixo detalhamos as funcionalidades dos softwares citados acima:

Gestão de tarefas: Permite criar tarefas, adicionar descrições, definir datas de início e prazos e prioridades, estimar o nível de empenho necessário (número de horas, por exemplo) e atribuir tarefas aos usuários. Os usuários podem adicionar anexos, deixar comentários e atualizar o status da tarefa à medida que trabalham em um item ou mover tarefas através de um fluxo de trabalho em um quadro de tarefas (Kanban ou Scrum). Funções adicionais incluem: converter e-mails em tarefas, criar subtarefas, tarefas recorrentes e listas de verificação de tarefas.

Colaboração: Fornece um espaço de trabalho centralizado que permite que vários usuários se comuniquem, façam conferências e se coordenem para facilitar o trabalho em grupo. Permite criar painéis de tarefas compartilháveis de projetos e/ou da equipe e calendários. Ajuda o time a manter-se atualizado com a atividade de outros usuários através do feed de atividades, a compartilhar arquivos, conversar e fazer videoconferências adicionando convidados.

Geração de relatórios e acompanhamento do projeto: Relatórios e painéis de controle fornecem uma maneira rápida e visual para os usuários entenderem o status de um projeto, seus custos ou outras informações importantes. Permite visualizar o progresso feito em comparação ao plano inicial, rastrear etapas e tarefas ativas, visualizar tarefas concluídas, comparar o tempo estimado com o tempo real gasto ou as despesas estimadas com os custos reais e acompanhar o desempenho da equipe.

Planejamento de projetos: Permite definir o escopo do projeto, o cronograma, os recursos e o orçamento. Ajuda a dividir os projetos em etapas, identificar as entregas, prever o fluxo de caixa, criar a estrutura analítica do projeto, definir um caminho, identificar restrições e planejar os recursos necessários.

Controle do tempo: Permite acompanhar o tempo gasto em várias tarefas, acessar relatórios do tempo estimado versus o tempo real gasto nas tarefas, medir o tempo a ser cobrado versus o tempo restante e acessar o tempo registrado em folha de ponto para cobrar dos clientes.

Gestão de recursos: Permite criar uma tabela ou um registo da mão de obra com informações de contato, retribuições, funções e habilidades. Ajuda a delegar projetos aos funcionários e monitorar o volume de trabalho. Funções extras incluem o planejamento da necessidade de mais mão de obra e a priorização de projetos com base na demanda.

Gráfico de Gantt: Um gráfico de barras horizontais em cascata com datas que marcam o início e o fim das partes interdependentes de um projeto. As tarefas são dispostas por ordem de quando cada item precisa ser completado. Geralmente usado para criar a estrutura do plano do projeto e delinear o caminho crítico durante o planejamento, para então comparar o status do projeto com os planos iniciais durante sua execução.

Quadro Kanban: O equivalente digital de post-its em um quadro branco, os quadros Kanban fornecem uma representação visual de um processo ou fluxo de trabalho. O quadro é dividido em colunas que representam as etapas de um fluxo de trabalho (“backlog”, “desenvolvimento” e “teste”, por exemplo) ou um status (“a fazer”, “em andamento” e “terminado”). As tarefas são representadas com “cartões” que podem ser expandidos para mostrar os responsáveis, bem como detalhes das tarefas e comentários. As métricas Kanban incluem diagramas de fluxo cumulativos e diagramas de tempo de ciclo e de leads.

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Metodologia

Os gerenciadores de projetos grátis apresentados nesta lista deveriam:

Ter pelo menos 20 avaliações exclusivas publicadas no Capterra nos últimos dois anos, com uma classificação mínima de 4, com um máximo de 5 estrelas. Selecionamos as 10 ferramentas com as classificações mais altas para apresentar neste artigo.

Oferecer uma versão autônoma gratuita do software, não uma versão de teste em que você deve comprar o software após um período limitado de tempo.

Encaixar com a nossa definição de ferramenta de gestão de projetos: “O software de gestão de projetos ajuda os gerentes e organizações a executar projetos –iniciativas exclusivas com escopo e resultados definidos, um cronograma demarcado e recursos/orçamento estipulados. Essas ferramentas ajudam as empresas a planejar, monitorar e controlar os custos, cronogramas e recursos do projeto para que possam agregar valor e atender aos critérios de sucesso do projeto”.

A quantidade de reviews leva em conta o montante de avaliações publicadas até a data de lançamento deste artigo.

Os preços são apresentados por essas plataformas em moedas estrangeiras, sendo assim, a conversão para o Real foi realizada em 18 de novembro de 2021 utilizando a cotação praticada nesta data.

Os programas foram listados neste texto de acordo com a ordem alfabética.