Um software de gerenciamento de projetos ou software de gestão de projetos tem a capacidade de ajudar a planejar, organizar e gerenciar um conjunto de recursos e desenvolver estimativas de tempo. Dependendo da sofisticação do software, ele pode gerenciar estimativa e planejamento, programação, controle de custos e gestão do orçamento, alocação de recursos, o software de colaboração, comunicação, tomada de decisão, gestão da qualidade e sistemas de documentação ou de administração.

Um sistema de gestão é diferente de um gerenciador de tarefas

O software de gestão é uma ferramenta mais completa, que visa, de fato, fornecer um suporte estratégico ao empreendedor. Com a ferramenta, ele tem uma visão gerencial holística de todos os processos e áreas da empresa.

Por meio da automação dos processos, o principal objetivo é otimizar as tarefas dos profissionais, garantindo produtividade e rentabilidade à agência.

Além disso, um software oferece recursos que permitem uma gestão mais estratégica e assertiva, baseada em relatórios BI, por exemplo, gerando mais inteligência para o seu negócio.

Já o gerenciador de tarefas permite listar e organizar as atividades que serão executadas na empresa, de tal forma que os profissionais estejam cientes do que é prioridade. Assim, ninguém mais tem desculpa para a perda de prazos.

É uma ferramenta muito mais simples que pode ser insuficiente para dar conta de toda a demanda de organização da empresa. Isso porque os recursos são limitados para atividades complexas, as áreas não são conectadas na plataforma e as informações não ficam a salvo.

Vantagens

O uso de um software de gerenciamento completo fornece muito mais base e segurança para o gestor, otimizando o fluxo de processos e o alcance de resultados. A o investir na ferramenta, a empresa experimenta um conjunto de vantagens. São elas:

1) Histórico e acompanhamento do desenvolvimento do negócio: uma das principais vantagens de um software de gestão é o armazenamento das informações. Acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar, elas ainda podem gerar relatórios específicos sempre que necessário.

2) Percepção clara da capacidade da demanda: com o sistema de gestão, você pode acompanhar a carga de trabalho de todos e avaliar o volume de entregas. Além disso é possível usar este indicador para outras análises, como determinar prazos de entrega mais realistas, avaliar a necessidade de aumento da equipe, etc.

A ferramenta fornece uma visão muito mais real da capacidade de produção do seu negócio.

3) Alta performance da equipe: com a organização da rotina de trabalho bem definida para todos dentro do software, logo será possível mensurar uma melhora no desempenho da equipe.

4) Visão sistêmica: um software integrado permite uma visão macro de tudo que acontece dentro da organização, com riqueza de detalhes, se for necessário. Assim, o gestor pode avaliar o desempenho de cada área e dos profissionais envolvidos nos diferentes processos. Tudo isso pode pautar a tomada de decisão em qualquer âmbito da gestão.

5) Previsibilidade para lidar melhor em situações de risco/crise: aos usar os recursos disponíveis para gerar as informações necessárias, o gestor ganha uma previsibilidade mais apurada com relação aos próximos passos. Com os relatórios financeiros, por exemplo, é possível verificar o fluxo de caixa para cada mês. Desse modo, torna-se mais fácil trabalhar melhor suas decisões em situações de crise ou risco, por exemplo. A plataforma fornece indicadores em tempo real, informações detalhadas, controle e organização da rotina de trabalho.

Desvantagens

Apesar de trazer muitas vantagens, é preciso considerar também alguns inconvenientes que podem surgir ao implementar um software de gerenciamento de projetos. Veja, a seguir, quais as desvantagens do uso de um software:

1. Custo: a compra, a implementação e a manutenção do software podem custar caro. Além disso, algumas soluções exigem a compra de módulos individuais, ou seja, você pode ter que desembolsar mais do que previu inicialmente.

2. Necessidade de suporte: em alguns casos, a interface do sistema é muito complicada ou o suporte ao cliente é inacessível. Por isso, analise bem a experiência dos usuários antes de contratar. Em algum momento, você precisará do apoio de quem constrói a solução. De nada adiante ter um software excelente e não contar com um suporte ao cliente adequado. O sistema tem que vir pra facilitar e não trazer dores de cabeça.

3. Treinamento: ao optar por uma solução digital de gestão, você precisa ter ciência que essa ferramenta exige tempo de estudo. Para que a empresa aproveite, de fato, as vantagens de um software, o treinamento da equipe precisa ser aprofundado.

Recursos mais comuns

O software de gestão dá suporte para que o administrador, os demais líderes e o time possam conduzir os projetos e as atividades da melhor maneira possível, registrando todos os dados e informações pertinentes de cada um deles. É como ter a realidade da empresa espelhada na ferramenta! São recursos comuns aos sistemas de gerenciamento:

Gestão do fluxo de produção das atividades da empresa: um sistema voltado para agências de publicidade, por exemplo, oferece recursos que permitem uma representação mais fiel da dinâmica da empresa. Eles simplificam o acompanhamento do fluxo completo de cada job: do atendimento à avaliação de resultados.

Controle financeiro: essa é uma das áreas mais sensíveis de qualquer empresa. Por isso, ter ferramentas que descompliquem e facilitem a gestão de todo o processo financeiro é um avanço que pode, inclusive, aumentar a lucratividade.

Gestão de tempo: para medir o desempenho de cada colaborador e a produtividade do time, considerando as horas trabalhadas e o valor delas, o timesheet é o recurso que costuma ser acoplado aos softwares.

Emissão de relatórios e mensuração de resultados: as diferentes funcionalidades de um bom sistema de gestão, a exemplo do timesheet, permitem, por exemplo, mensurar o lucro de cada trabalho, identificar os clientes mais e menos rentáveis e fazer análises comparativas de indicadores financeiros. Muitos softwares geram relatórios mensais, trimestrais, anuais e apresentam até a média do período.

Armazenamento de dados com segurança: além de manter as informações de clientes, esse recurso é importante para manter protegidos os dados de funcionários e fornecedores.

Kanban: É uma das ferramentas mais utilizadas para gestão de tarefas e projetos. Palavra de origem japonesa, que pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização” e representa um sistema que objetiva aumentar a eficiência da produção de uma empresa, em resumo, é uma forma de registrar tarefas e ações por meio de simbologias visuais. A aplicação mais comum nos dias de hoje é por meio de um quadro branco divido em três etapas (a fazer, fazendo e feito). Ao invés de fazer a organização por simples post-its ou um quadro branco, muitos softwares já trazem a representação do kanban para facilitar a visualização das atividades.

Exemplo de kanban em um software de gerenciamento de projetos.

Como escolher um software de gestão

Para selecionar a ferramenta que melhor se adapta às necessidades da sua empresa, o ideal é mapeá-las corretamente antes de buscar a melhor solução.

Pense em quais aspectos do fluxo de processos internos você deseja melhorar.

Analisar produtividade?

Emitir relatórios completos?

Integrar todos os setores em uma plataforma?

Ter controle financeiro?

Feito isso, converse com diferentes fornecedores de software e use o período de trial de cada solução para experimentar as funcionalidades e recursos, na prática.

O contato com os consultores comerciais das soluções é fundamental. Eles podem apresentar o sistema de forma personalizada, pensando na realidade da sua empresa.

Além disso, para fazer uma escolha acertada, considere outros pontos:

Infraestrutura: se o sistema requer instalação de servidor o custo será muito alto. Prefira as soluções ofertadas com cloud computing, hospedadas em um banco de dados confiável. Apoio na implantação da solução: verifique se a empresa fornecedora do sistema oferece apoio na fase de implantação da ferramenta. Sem a orientação correta, esse processo pode ser confuso para o time e exige muita energia. Por isso, quanto mais apoio a empresa que oferta o software oferecer, melhor.

Notas e Referências