Software de Gestão ADVBOX – 10 problemas em escritórios de advocacia Publicado por em

O software de gestão foi criado para tornar o dia a dia e a organização das empresas mais facilitadas e eficientes. No entanto, nem sempre essas ferramentas auxiliam de verdade o negócio. Para ter resultados, é essencial pesquisar muito e escolher um sistema que realmente agregue ao seu empreendimento.

Assim como diversas companhias, os escritórios de advocacia também aderiram a esses softwares para gerenciamento. Essas ferramentas se tornaram fundamentais para uma gestão eficiente e produtiva.

Diante de tantos sistemas disponíveis no mercado, qual deles escolher? Existem os generalistas e os especializados, feitos especificamente para escritórios de advocacia. Por isso, a escolha pode ser difícil em um primeiro momento.

Aproveite a leitura para entender o que é um software de gestão e ver a diferença entre os generalistas e especializados. Veja também 10 problemas que escritórios de advocacia enfrentam e que podem ser eliminados com o melhor software do mercado para advogados!

O que é um software de gestão?

Um software de gestão é um programa que auxilia a organizar as atividades e documentos de uma companhia. Na prática, eles podem ser acessados tanto por um sistema instalado no computador quanto online, através de um cadastro com login e senha.

Inclusive, os mais atuais já operam dessa última maneira, o que é vantajoso pois não ocupa espaço no computador.

Com essa ferramenta, é possível realizar a gestão de uma empresa, garantir a integridade dos dados, otimizar o tempo da equipe e evitar erros. Ademais, muitos deles permitem que os resultados da empresa sejam consultados de forma rápida e organizada, auxiliando na tomada de decisões.

Quais são os sistemas de gestão?

Existem dois tipos de sistemas de gestão que são utilizados pelos softwares para auxiliar empreendedores em seus negócios. São eles: CRM e ERP. Veja abaixo um pouco sobre cada um deles.

Enterprise Resourse Planning – ERP

O ERP pode ser traduzido como Planejamento de Recursos das Empresas. O objetivo é acompanhar e controlar os recursos financeiros dos empreendimentos.

De modo geral, esse sistema pode gerenciar atividades como: tarefas administrativas, faturamento, compras, receita, dados da equipe, contas a pagar, tributos, dentre outros.

Customer Relationship Management – CRM

Em português, pode ser traduzido como Gestão de Relacionamento com o Cliente. O CRM é utilizado para administrar os contatos feitos com a empresa, com a intenção de convertê-los em clientes e fidelizá-los.

Nesse sentido, o sistema organiza os dados dos consumidores e elabora um histórico sobre cada um deles. Desse modo, é possível verificar o quanto o cliente está próximo de contratar os serviços ou adquirir um produto.

Um software de gestão pode ser desenvolvido tanto pelo primeiro quanto pelo segundo sistema.

Por que empresas precisam de um software de gestão?

Atualmente, realizar atividades de forma artesanal toma muito tempo da equipe, impedindo que os colaboradores tenham um desempenho melhor do que poderiam ter.

A tecnologia se tornou peça-chave nas atividades diárias de qualquer empreendimento. Nos escritórios de advocacia, o software de gestão se tornou fundamental para manter a organização de processos internos, prazos processuais, armazenamento dos dados dos clientes, organização das tarefas, dentre diversas outras questões.

Nesse sentido, essas ferramentas trouxeram agilidade, permitindo que muitas atividades sejam feitas de forma rápida e eficiente, eliminando problemas que prejudiquem o desempenho.

Ademais, os softwares reduzem os erros e acidentes. Certas atividades, quando feitas de forma manual, podem deter falhas humanas, o que é normal. Ao automatizá-las, elas podem ser realizadas com mais precisão.

Por fim, as empresas precisam contar com um software de gestão para manter diversos aspectos organizados e permitir que o gestor tenha rapidamente em mãos os dados da empresa para tomar decisões estratégicas.

Quais são as vantagens de utilizar um software de gestão?

Um software de gestão completo pode concentrar, em um único programa, diversas funcionalidades. Ademais, podem armazenar informações sobre vários aspectos da companhia.

Assim, o gestor pode ter uma boa ideia dos resultados da empresa, podendo tomar decisões mais embasadas, identificar oportunidades e realizar uma gestão mais eficiente.

Mas não é apenas a gestão que fica melhor. Confira abaixo outros benefícios de contar com uma ferramenta dessas:

Dá mais segurança aos dados e documentos que a empresa possui;

Auxilia no registro, armazenamento e organização de dados e documentos;

Contribui para controlar o fluxo de caixa;

Organiza a gestão financeira ;

; Evita erros manuais e humanos;

Otimiza processos;

Aumenta a produtividade da equipe;

da equipe; Evita o retrabalho;

Ajuda a tomar decisões mais assertivas;

Contribui para o planejamento estratégico;

Ajuda a reduzir custos e despesas;

Ajuda a antecipar potenciais crises;

Melhora a comunicação interna entre as pessoas e os setores;

Dá mais autonomia e independência para os colaboradores;

Otimiza o tempo de todos;

Ajuda a melhorar o clima organizacional da empresa;

Permite a melhora dos serviços e produtos, entregando mais qualidade aos clientes.

Esses são apenas alguns dos benefícios que um software de gestão pode trazer para uma empresa. A lista não é exaustiva, podendo haver muitos outros que não foram citados.

Quais são os tipos de softwares de gestão que existem?

Ao pesquisar sobre os produtos disponíveis no mercado, é possível perceber que existem softwares para os mais diversos objetivos. Muitos deles não fornecem subsídios para uma gestão completa em uma empresa, mas são focados em um setor ou assunto específico.

A desvantagem é que eles, por melhores que sejam, focam em apenas uma necessidade da companhia. Vale adiantar que existem softwares que são mais completos e que buscam atender o máximo de demandas que uma empresa possui.

Os tipos de softwares mais buscados por empresas são os abaixo. Confira!

Software de gestão financeira

São elaborados para administrar as finanças do negócio. Muitos deles propiciam o controle da entrada e saída do dinheiro do negócio e tem funcionalidades que permitem: emissão de boletos e notas fiscais, elaboração de relatórios financeiros, administração das contas a pagar e receber, controle de pagamentos, dentre outros.

Software de gestão de projetos

As ferramentas de gestão de projetos contribuem para gerenciar atividades e projetos. Muitos deles permitem que a equipe tenha acesso às tarefas e alterem o quadro conforme elas são realizadas. O Trello é um exemplo que possibilita que os participantes dos quadros planejem, executem e documentem todo o projeto e o que foi feito nele.

Software de gestão de marketing

Esse software de gestão pode contribuir para a prospecção, criação e automação de estratégias de marketing, gestão e qualificação de leads, gerenciamento de redes sociais e campanhas publicitárias, por exemplo.

Software de gestão empresarial

Esse software de gestão costuma ser mais completo que os citados anteriormente. O objetivo dele é otimizar a administração da empresa, permitindo que processos sejam automatizados e os diversos setores sejam integrados. Eles podem lidar com as atividades relacionadas às finanças, compras, vendas, gestão de pessoas, marketing, dentre outros.

Muitos outros podem existir e atender a demanda de um mercado específico. No entanto, ter vários softwares para fazer a gestão de uma empresa pode ser inviável.

Em um escritório de advocacia, por exemplo, já imaginou o trabalho que seria ter vários programas para manusear? Além de muitos não se integrarem, pode tomar muito do tempo da equipe ter um software para a gestão financeira, outro para a gestão de pessoas, outro para o relacionamento com o cliente, dentre outras necessidades.

O ideal é contar com um software que faça tudo isso em um único lugar. Felizmente, existem alguns no mercado. Ademais, há ferramentas específicas para o mercado jurídico, criadas para atender as demandas dos escritórios de advocacia. Você entenderá mais sobre isso nos próximos tópicos.

Software generalista x software especialista: qual deles é o melhor?

Existem diversos softwares de gestão no mercado. Conforme mencionado anteriormente, existem os específicos para um determinado assunto, como: finanças, pessoas, marketing, vendas, relacionamento com o cliente, estoque, dentre outros. Por outro lado, existem aqueles que conseguem lidar com todas essas questões em uma única plataforma.

Sistemas robustos, criados para gerenciar praticamente tudo em uma empresa são facilmente encontrados. Muitos deles são generalistas, mas é possível encontrar softwares específicos para cada mercado, inclusive para escritórios de advocacia.

Veja abaixo as vantagens e desvantagens de cada um para você comparar cada um deles!

Softwares de gestão generalistas

Um software de gestão generalista é feito para atender as demandas mais comuns do mercado. Podem servir para todo tipo de empresa, independente do nicho dela. Veja abaixo as vantagens e desvantagens dele abaixo.

Vantagens

Existe diversas alternativas no mercado;

Muitos deles são completos e oferecem ferramentas interessantes.

Desvantagens

Não atende as necessidades específicas de cada mercado – podem ser incompletos;

O atendimento e o suporte não é especializado e pode não entender as dúvidas de certos profissionais;

Atendimento generalista.

Softwares de gestão especializados

O software de gestão especializado geralmente é elaborado por uma empresa para atender as necessidades de um tipo de negócio ou mercado específico. Por exemplo, os escritórios de advocacia podem contar com os softwares jurídicos. As vantagens e desvantagens desse tipo de sistema você confere abaixo.

Vantagens

Feitos especificamente para um mercado;

Podem atender todas ou quase todas as necessidades do negócio;

São completos e oferecem diversas ferramentas;

Atendimento personalizado;

Feito por empresas que entendem do tipo de negócio e nicho que atendem.

Desvantagens

Podem existir menos alternativas no mercado.

Conforme você verifica, o software de gestão especializado acaba sendo a melhor alternativa. Os escritórios de advocacia possuem necessidades muito particulares que somente as ferramentas especializadas são capazes de entender e atender o que os profissionais desse ramo precisam.

Qual é o melhor software de gestão para escritórios de advocacia?

Os escritórios de advocacia são negócios que possuem demandas específicas que somente um software especializado é capaz de atender.

Para que utilizar uma ferramenta generalista se é possível encontrar uma que é feita especificamente para o mercado jurídico e fornece muito do que o seu escritório precisa, tudo em uma mesma plataforma?

Por isso, não há dúvidas de que o software especializado é a escolha correta. Existem alguns softwares jurídicos disponíveis, mas aqui você verá o que o ADVBOX possui.

O software jurídico da ADVBOX é provavelmente o mais completo do mercado. Com ele, você pode realizar a gestão de todo o seu escritório. Além de possibilitar que o gestor realize a gestão de forma remota, ele permite:

Controlar o financeiro do escritório;

Controlar a carteira de clientes ;

; Analisar e armazenar dados e documentos;

Controlar prazos e processos judiciais;

Gerenciar tarefas do escritório;

Analisar a produtividade dos colaboradores;

Automatizar o atendimento ao cliente ;

; Organizar a agenda pessoal de cada colaborador, e muito mais!

O ADVBOX permite que você faça a gestão financeira, de pessoas, do marketing, das vendas, dentre outras, tudo em um único lugar. Ademais, oferece ferramentas muito importantes, como o Taskscore, para medir a produtividade da equipe e o Business Intelligence, para analisar dados de forma eficiente.

E isso não é tudo o que ele pode fazer. Veja tudo o que a ADVBOX pode oferecer e os planos disponíveis!

Software de gestão ADVBOX – 10 problemas que ele resolve nos escritórios de advocacia!

Existem alguns problemas que são enfrentados por praticamente todos os escritórios de advocacia e, por mais que toda a equipe se empenhe ao máximo para driblá-los, o risco ainda existe. Pensando nisso, os desenvolvedores do software de gestão ADVBOX criaram ferramentas que diminuem alguns dos problemas mais graves e comuns do dia-a-dia em um escritório.

Veja abaixo dez problemas que não serão mais enfrentados por quem optar por utilizar o software de gestão ADVBOX.

1. Perda de documentos

A perda de documentos em escritórios de advocacia pode ocorrer por diversas causas, não apenas pelo extravio. Este é com certeza o mais grave, pois coloca em dúvida a responsabilidade do advogado sobre o processo que assumiu.

Porém, questões como mofo decorrente de mau armazenamento ou acidentes que danifiquem a documentação também podem ocorrer e, em geral, estão longe do alcance do conhecimento que o advogado possui.

Como solução para esse problema, o software de gestão ADVBOX conta com uma ferramenta de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) em nuvem. Ou seja, é possível que, logo na primeira conversa com o cliente, o advogado reúna os documentos, digitalize, salve na nuvem através do ADVBOX e devolva a documentação original para o cliente.

A nuvem irá, ainda, servir como uma segurança, pois não está à mercê do risco de um computador do escritório estragar ou ser tomado por vírus.

2. Falta de aviso de informações importantes para os clientes

Outro problema que pode acontecer é quando alguma informação importante não é passada para o cliente, como a data de uma audiência. Isso acarreta, obviamente, uma série de problemas, desde a perda do compromisso até a insatisfação do cliente.

Como sabemos, a satisfação dele é um dos principais pontos para o crescimento do escritório, pois a indicação é uma forte aliada para a conquista de novos clientes.

O software de gestão ADVBOX conta com uma ferramenta de automação de relacionamento. Isso significa que informações como data de audiência ou movimentação no processo, quando registradas no sistema (o que pode ser feito automaticamente também), são enviadas por SMS ou e-mail para o cliente.

Dessa forma, ele será sempre informado e, como bônus, ainda sentirá que faz parte de todo o processo.

3. Dificuldade na organização de tarefas

Organizar as próprias tarefas é uma enorme dor de cabeça. Quando o advogado precisa gerenciar seu próprio tempo e o da equipe, a dor de cabeça evolui significativamente, se transformando em um dos principais problemas de gestão.

Para facilitar essa parte, que é uma das mais delicadas, pois envolve outras pessoas, o software de gestão ADVBOX conta com a atribuição de tarefas por responsáveis, time sheet e mensuração de produtividade.

Ou seja: assim que uma tarefa vier à mente do gestor, ele pode, de qualquer lugar, acessar o software de gestão ADVBOX, criar a tarefa, atribuir um responsável, adicionar um prazo e, quando essa tarefa for realizada, o colaborador responsável poderá indicar quanto tempo demorou para realizá-la e receber uma pontuação referente a ela.

Desde o início, a ferramenta já é extremamente útil. Conforme o tempo, ela só tende a melhorar, pois, com o uso dela, é possível verificar o quanto se pode exigir de cada um e como melhor organizar as tarefas de cada pessoa.

4. Dúvida sobre a produtividade

A dúvida sobre a produtividade está profundamente ligada ao item anterior e assola escritórios com grandes equipes ou com um advogado que trabalha de forma individual.

O advogado individual pode suspeitar que, mesmo passando o dia inteiro atarefado, não está rendendo o suficiente. Por outro lado, aquele que gerencia uma equipe mais robusta pode confiar em si mesmo, mas se deparar com dúvidas sobre a produtividade de seus colaboradores, inclusive porque não pode ficar “em cima” de todos eles, algo que, mesmo se pudesse fazer, não seria sadio para si, para os colaboradores e para a organização.

Dessa forma, o sistema de pontuação que comentamos no item anterior é um excelente indicativo de produtividade individual. Com ele, o advogado gestor poderá observar os parâmetros de produtividade de cada membro da equipe, identificando em que pontos pode melhorar a performance.

5. Falta de parâmetros sobre crescimento

Envolto em uma realidade de sobrecarga e falta de tempo, o advogado se vê impossibilitado de registrar os parâmetros sobre o crescimento do escritório.

O histórico de desenvolvimento se torna inexistente, o que pode causar dois problemas: a sensação de que o escritório não saiu do lugar e a impossibilidade de planejar.

No primeiro caso, o problema pode ser resolvido com as diversas métricas oferecidas pelo software de gestão ADVBOX. Com ele, é possível estabelecer metas mensais, metas individuais, registros de tarefas realizadas, histórico de movimentações, ações nos processos, resultados financeiros, dentre outros que podem ser verificados.

Assim, os dados fornecidos se tornam um verdadeiro memorial de tudo o que já foi feito no escritório.

6. Falta de informações para realizar planejamento estratégico

O problema é outro, mas a solução, a mesma do item anterior. As métricas fornecidas pelo software de gestão ADVBOX possibilitam a prática de Business Intelligence, ou seja, analisando tudo o que comentamos no item anterior, o advogado pode realizar um planejamento estratégico com informações contundentes a respeito do seu próprio escritório.

Por exemplo, poderá ter noções da média de receita mensal e quanto pode investir na contratação de novas pessoas, o que acarreta uma maior capacidade de atendimento de novos processos e consequentemente, maior receita futura.

7. Dificuldade de comunicação entre a equipe

A falha de comunicação entre as equipes é um dos maiores problemas enfrentados em qualquer tipo de organização, de qualquer setor de atividade da sociedade. Frequentemente esses problemas são ignorados, pois são vistos como secundários. O que não é visto é a relação entre eles e a receita no final de todo o processo.

As dificuldades de comunicação trazem enorme lentidão e, em casos mais graves, demissões. Pessoas que sabem muito sobre a matéria trabalhada no escritório deixam a equipe porque não conseguem ter uma boa comunicação, sentindo-se podadas ou frustradas e, assim, o escritório precisa encontrar alguém para colocar no lugar.

Geralmente, esse novo colaborador não sabe tanto quanto o anterior e levará algum tempo até assimilar tudo. Por isso, o software de gestão ADVBOX conta com uma combinação de itens indispensáveis para solucionar os problemas de comunicação no escritório de advocacia.

Em primeiro lugar, o histórico de ações em um processo: ele conta com o registro de atividades separada por usuário, data e hora.

Segundo, a atribuição de tarefas automáticas, ou seja, quando se cria um processo no sistema, o software de gestão jurídica automaticamente solicita a atribuição das tarefas iniciais para andamento do processo.

E, finalmente, a possibilidade de enviar recados, também sendo registrado e contando com prazos.

8. Dificuldade de realizar cobranças e pagamentos

A dificuldade de realizar cobranças geralmente existe porque, quando o advogado ou o responsável pelo financeiro entra em contato com o cliente para isso, há uma necessidade de renegociação ou reagendamento do pagamento.

Mesmo quando há o uso de boletos, eles podem ser deixados para pagar depois. Assim, é fundamental que o advogado tenha controle dos pagamentos pendentes.

Para esse problema, o software jurídico ADVBOX contará com notificações de pagamento pendentes, para que a cobrança seja refeita até que o cliente pague o montante devido.

Outra necessidade financeira é o lançamento de honorários no sistema. Isso é importante tanto para o controle financeiro quanto para o planejamento estratégico.

Assim, o software jurídico ADVBOX fornece a funcionalidade de lançar os honorários cobrados por consultorias (pagos mesmo sem ingresso de ação, por exemplo) ou honorários finais, percentuais sobre montantes de ações.

Além disso, a funcionalidade agrupa os valores totais recebidos ou os separa individualmente e por grupos de ações e serviços.

Essa opção de agrupamento permite visualizar quais serviços do escritório são mais rentáveis e quais não trazem ganhos significativos, possibilitando reanálise de especialização ou, até mesmo, revisão de tarefas para ver se todos estão sendo realizados em seu maior potencial.

Outras funcionalidades estão sendo sempre desenvolvidas para o módulo completo financeiro do software jurídico ADVBOX, além de ainda contar com a integração com outros softwares de cobrança, como plataformas que geram boletos automaticamente e enviam para o cliente de forma recorrente.

9. Dificuldade de gerenciar processos em parceria

Firmar parcerias com outros escritórios é uma solução que tem cada vez mais procura. Essa estratégia é decorrente da prática da advocacia em rede e exige alguns requisitos, como a maneira pela qual os processos em conjunto serão acompanhados e a forma como serão passados de um escritório para outro.

Se isso não for feito de maneira segura, é possível que o processo seja perdido ou estendido ao seu limite.

Por isso, o software de gestão ADVBOX conta com ferramenta de compartilhamento de processos entre escritórios. Com ela, é possível compartilhar o processo (através de um ícone igual aos de compartilhamento via aplicativos de mensagens instantâneas), os documentos (que ficam salvos em nuvem) e todas as movimentações. Se um processo é iniciado, ambos os parceiros saberão. Se está na fase de cobrança, também.

10. Atendimento confuso ou demorado

O atendimento inicial ao cliente pode ser confuso ou demorado. Esquecer de pedir algumas informações básicas ou de solicitar assinatura em documentos essenciais, como a procuração, por exemplo, pode ser um problema.

Para solucionar isso, nosso software de gestão possui um cadastro padrão de clientes, o qual solicita informações padrões e as salvas no sistema.

Além disso, conta com a geração de documentos padrão automaticamente assim que o cadastro é concluído. Ou seja, o advogado não esquece de perguntar nada e, antes de se despedir do cliente, tem a procuração e o contrato prontos para a impressão e assinatura.

Ao assinar o software jurídico ADVBOX, é possível escolher três documentos que serão gerados automaticamente, conforme critério do advogado ou do escritório como um todo. A procuração e o contrato são duas opções dentre várias e, conforme houver necessidade, é possível solicitar outros.

Perguntas frequentes

Veja abaixo as perguntas mais frequentes sobre software de gestão!

Quais são os softwares de gestão?

Existem diversos softwares de gestão, como os de gestão financeira, os feitos para o Recursos Humanos, gestão de marketing, vendas, dentre outros. Ademais, existem os mais completos que permitem integrar todos esses setores em uma única ferramenta.

Qual é o melhor programa de gestão?

Não existe o melhor programa de gestão, mas sim o que melhor se adequa à sua empresa e equipe. No entanto, o melhor programa de gestão para escritórios de advocacia são os softwares especializados nesse mercado.

Qual é a função do software de gestão?

O software de gestão serve para organizar atividades, setores e documentos de uma empresa, contribuindo para uma gestão mais otimizada e eficiente.

Quais são os softwares mais utilizados?

Geralmente, os softwares mais buscados são os que focam na gestão financeira, na gestão de pessoas e no marketing, mas outros também podem ser muito utilizados.

O software de gestão se tornou fundamental para os escritórios de advocacia. Atualmente, é primordial utilizar um, pois ele determina a sobrevivência em um mercado cada vez mais exigente e saturado. Por isso, confira as vantagens do ADVBOX faça um teste grátis!

Aproveite e veja como colocar em prática o home office na advocacia!

Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.