Os softwares de gestão são sistemas tecnológicos baseados em uma inteligência artificial que centraliza os processos cotidianos de uma companhia em torno de recursos automáticos, que realizam os procedimentos de forma programada, oferecendo agilidade, eficiência e controle das operações, permitindo, assim, que os gestores dediquem seu tempo a atividades sumariamente importantes, como o planejamento estratégico e a realização de papéis que envolvem a liderança, como a motivação e o bem-estar do seu time.

Por essas características, os softwares de gestão se tornaram peças fundamentais na sociedade contemporânea e podem ser utilizados em corporações de diversos segmentos, desde a indústria ao comércio. Com tamanha popularidade e alcance no mundo corporativo, sobram incertezas quando o assunto é qual é o software de gestão ideal para o seu modelo de negócio. Para solucionar as suas dúvidas sobre a ferramenta, preparamos esse artigo especial, onde vamos explicar as funções de um software de gestão, os tipos existentes no mercado, quais os benefícios que eles agregam a sua empresa e muito mais. Confira!

A origem dos softwares de gestão

Impulsionados pelo advento da internet e pela chegada em peso dos microcomputadores nas empresas entre o final da década de 80 e início dos anos 90, os softwares de gestão podem ser descritos como programas que auxiliam organizar e documentar as atividades e arquivos de uma organização. Hoje em dia, com o avanço dos recursos provenientes da tecnologia, esses sistemas são mais completos e multifuncionais, podendo ser utilizados em inúmeros contextos, desde os setores de contabilidade até o departamento de marketing.

Entretanto, antes de entender a real necessidade dos softwares nos dias atuais, é importante compreender como eles surgiram e evoluíram com o passar das décadas. Ao se pensar em artifícios da ciência da computação, lembramos dos avanços produzidos na primeira metade do século XX, no qual o mundo estava em guerra e as principais potências buscavam novas estratégias para superar seus adversários.

Findado o conflito, as tecnologias utilizadas foram adaptadas para outro contexto: o industrial. A partir dos estudos e métodos realizados por Alan Turing, considerado o pai da ciência da computação, foram feitos experimentos que buscavam a transformação dos códigos matemáticos em programas funcionais. Um dos pioneiros em suas atividades foi o cientista Maurice Wilkes, membro da Universidade de Cambridge, que criou o Edsac (Electronic Delay Storage Automatic Computer), o primeiro computador capaz de armazenar os próprios programas de maneira mais prática.

Mesmo com a modernidade das máquinas abrangendo outras áreas além da indústria, nos anos 50, o tamanho dos equipamentos e seu custo de manutenção eram empecilhos para que a tecnologia da informação estivesse presente em todas as companhias. Até por isso, as operações eram limitadas e se destinavam a funções como o controle de estoque.

As descobertas e criações de Wilkes e seus colegas cientistas foram de suma importância para o desenvolvimento de uma linguagem de computação mais democrática, de forma que décadas mais tarde, jovens talentos seriam capazes de desenvolverem seus programas. Como o incentivo de governantes ao meio tecnológico e a descoberta de novos recursos, os custos foram reduzidos e sistemas que conhecemos hoje como o ERP (Enterprise Resource Planning), o CRM (Customer Relationship Management) e o SaaS (Software as a Service) ganharam suas primeiras versões.

Se no início esses programas abordavam apenas a gestão dos recursos financeiros, aos poucos a abrangência foi sendo ampliada, com os softwares de gestão incorporando funcionalidades associadas às gestões de projetos, pessoas, tarefas e assim por diante, até chegar ao modelo da cultura de dados, que baseia suas decisões na análise de indicadores concretos.

>> Leitura recomendada: Como traçar estratégias com o data-driven marketing

O que faz um software de gestão?

Por mais que esteja intrinsecamente associada à administração, a gestão é uma área que assume um caráter mais focado no relacionamento: dos líderes com seus conselheiros e stakeholders, com os colaboradores, e obviamente, com os clientes. Por isso, o gerenciamento das atividades envolve habilidades e competências que vão além de uma visão pragmática, como a capacidade de liderar equipes, administrar recursos com cautela e fortalecer laços corporativos.

Bem, dá para perceber que essas funções exigem muita responsabilidade. Portanto, os softwares de gestão entram nas empresas como um sistema inteligente que assume a realização de tarefas que são cotidianas, portanto, repetidas com frequência no ambiente de trabalho. Graças a automatização, essas plataformas são preparadas para executar os processos de forma precisa e ágil, diminuindo a incidência de erros e liberando a agenda dos gestores para que eles cumpram atividades relativas aos níveis de planejamento e que demandam mais criatividade e um contato humanizado, como a gestão de equipes.

>> Leitura recomendada: Como a liderança resiliente eleva a inovação?

Para entregar o que lhe é esperado, um software de gestão precisa reunir características essenciais, como a usabilidade, promovendo um acesso simples aos usuários; a integração de funções, o que torna a ferramenta completa e indispensável; a automação, com modelos de projetos e widgets próprios que garantem a padronização dos processos, assim como a criação de relatórios personalizados e o mais importante: a visão do todo, que agrega as principais informações em uma só tela, fazendo com que a comunicação e o acompanhamento esteja ao alcance de todos, trazendo benefícios para o fluxo de trabalho e para a gestão dos projetos.

Com um softwares de gestão, basta um clique para ter acesso ao que você precisa.

Como funcionam os softwares de gestão

A automação de processos é uma realidade do nosso tempo e sentimos uma imensa necessidade de acompanhar cada avanço tecnológico para não despertar a sensação de que estamos sendo superados pelas máquinas. Esse medo é bastante frequente nos profissionais brasileiros, já que de acordo com uma pesquisa da PwC, 53% das pessoas acreditam que a automação deixará suas funções obsoletas em até 10 anos.

O receio não é infundado, visto que já encontramos robôs programados pela inteligência artificial realizando funções antes ocupadas por pessoas, como os totens de autoatendimento, por exemplo. Contudo, a mesma pesquisa aponta que 65% dos entrevistados percebem que as novas tecnologias podem trazer novas oportunidades de crescimento profissional e trarão benefícios para a rotina de trabalho.

Isso porque, por mais eficientes que sejam, as máquinas precisam de mentes criativas para comandar os processos. O que pode ser visto claramente com os softwares de automação, pois ao mesmo tempo em que eles trouxeram um novo patamar de produtividade para as organizações, também foi preciso ter profissionais inventivos por trás dos programas, já que são eles que direcionam o sistema para que ele analise e execute as informações computadas com mais fidelidade ao seu objetivo final.

Logo, os softwares de gestão funcionam com base na retenção e cadastros dos dados que são enviados pelos gestores e profissionais responsáveis pela operação. Por meio do sistema automatizado, eles realizam as funções configuradas e armazenam todas as informações captadas, utilizando esses fatos e elementos para gerar relatórios de desempenho, que irão apontar quais procedimentos apresentam o melhor resultado e quais precisam ser revistos para alcançar o grau de eficiência desejado.

>> Leitura recomendada: Fortaleça a transformação digital com um software de gestão

Por isso, o modelo de operação de um software de gestão pode ser comparado a outros recursos automatizados, que funcionam em harmonia e entregam informações altamente relevantes e que impactam diretamente na tomada de decisão. Um exemplo prático é o próprio Runrun.it, que conta com o indicador de capacidade dos colaboradores, essa funcionalidade utiliza as ações feitas dentro das tarefas para apontar a disponibilidade do usuário para outros projetos, assim direciona o gestor a fazer uma distribuição de atividades justa e que evita a sobrecarga de trabalho.

Veja como uma alteração no cronograma impacta diretamente no indicador de capacidade de execução do time.

As principais funcionalidades de um software de gestão

Os softwares de gestão oferecem recursos compatíveis com o segmento em que são utilizados, podendo agregar novas competências conforme o objetivo definido em um planejamento estratégico da empresa. Tendo isso em mente, vamos listar a seguir as principais funcionalidades que esses programas entregam:

Centralização dos processos e informações da empresa.

Automatização de tarefas.

Controle do processo de vendas.

Gerenciamento do relacionamento com os clientes.

Gestão de documentos e contratos.

Gestão de tarefas e acompanhamento do fluxo de trabalho.

Acompanhamento de indicadores.

Criação de relatórios personalizados.

Gerenciamento financeiro.

Backup programado.

Armazenamento em nuvem.

Integração de ferramentas.

Os modelos de softwares de gestão

Como mencionamos no bloco anterior, os softwares de gestão são classificados conforme as suas utilidades para as empresas. Portanto, selecionamos os mais conhecidos e quais são as particularidades que esses sistemas trazem para as instituições:

Software de Gestão de Tarefas

O gerenciador de tarefas otimiza a realização do gerenciamento de tarefas, principalmente na organização das prioridades e no acompanhamento das demandas. Um software de gestão de tarefas é um dos principais aliados dos gestores, pois permite que haja uma automação das etapas, uma abertura para a comunicação clara entre os membros da equipe e o controle das horas em tempo real, como é o caso do Runrun.it.

Software de Gestão de Projetos

Mais completos, os gerenciadores de projeto contam com uma ampla variedade de recursos em seus sistemas operacionais, auxiliando na gestão do tempo, no acompanhamento do trabalho remoto, controle de custos, gerenciamento e comunicação das equipes, e assim por diante. Em resumo, os gerenciadores de projetos reúnem as ferramentas necessárias para uma gestão de projetos eficiente em uma única plataforma, para que os envolvidos possam ter uma visão completa do andamento do cronograma de entregas e de suas demandas.

Software de Gestão Financeira

Bastante tradicional e essencial para as empresas, os softwares de gestão financeira auxiliam no controle dos recursos que entram e saem da companhia. Entre as funcionalidades do sistema estão a emissão das notas fiscais e boletos, controle do fluxo de caixa, o monitoramento dos prazos de pagamentos, a produção de relatórios gerenciais e a identificar as origens das receitas.

Softwares de Gestão de Vendas

Esses softwares são preparados para atender diversas necessidades das empresas que comercializam produtos e serviços. A abrangência da ferramenta cobre desde o controle do estoque, o acompanhamento das vendas mais expressivas, o armazenamento de informações relevantes sobre os clientes e toda uma estrutura preparada para visualizar a jornada dos consumidores, com o objetivo de oferecer uma experiência de pós-venda satisfatória. Esse tipo de software é conhecido como CRM, que reúne todas as informações em um só sistema.

Os benefícios de um software de gestão

Ao procurar um software de gestão, você busca um sistema capaz de potencializar a execução de tarefas burocráticas e cotidianas, aprimorar a produtividade da sua equipe e gerar novas percepções sobre a sua empresa, verificando se os resultados estão no caminho certo para atingir as metas definidas ou se é preciso repensar a gestão estratégica para que a companhia torne a seguir o rumo do crescimento esperado.

Com os softwares de gestão, os gestores ganham vantagens competitivas em diversos aspectos, como detalharemos a seguir.

Centralização das informações

Para conquistar os objetivos estipulados nas reuniões de planejamento é preciso que todas as áreas da empresa estabeleçam uma comunicação transparente e sem ruídos. Com um software de gestão, as informações essenciais estão organizadas e distribuídas em um mesmo canal de comunicação. Dessa maneira, todos os departamentos conseguem observar o progresso das atividades e compartilhar materiais em uma ferramenta centralizada, na qual também é possível divulgar os resultados periódicos para os colaboradores, bem como as aspirações e projetos futuros de uma companhia.

>> Leitura recomendada: Como evitar o retrabalho na sua empresa

Portanto, o software de gestão também pode ser percebido como um elemento da gestão à vista, na qual todas as equipes podem compreender o momento atual da organização. Em programas mais completos, como o Runrun.it, além de a integração estimular a aproximação entre os setores, existe a funcionalidade do usuário convidado, na qual os integrantes da equipe podem compartilhar arquivos para aprovação, progresso e etapa atual das suas tarefas com os stakeholders que estão fora da plataforma, concentrando as demandas principais em um só lugar.

O Runrun.it permite que você compartilhe as informações da sua tarefa com outras pessoas fora da plataforma.

Produtividade

Você já parou para pensar em quanto tempo é utilizado para formatar documentos e planilhas? Ou para organizar todas as tarefas previstas na gestão de pauta? Com os softwares de gestão, esses processos são feitos automaticamente, sendo possível programar as repetições dos mesmos ciclos durante o período desejado. Isso significa que a sua agenda ficará aberta para a realização de atividades que necessitam de um envolvimento mais pessoal e criativo, como os planejamentos e os feedbacks com a própria equipe.

Redução de custos

Para administrar e controlar os custos, é preciso recursos materiais e humanos, algo que pode ser reduzido com os softwares de gestão. Eles são ideais para as empresas que buscam ter uma gestão mais enxuta, pois os mecanismos presentes na plataforma atuam de forma ágil e sem a necessidade da aplicação de recursos físicos, pois as informações serão salvas na nuvem e estarão disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar.

>> Leitura recomendada: Guia de gestão de custos: dicas valiosas para gastar menos e crescer seu negócio

Segurança

A proteção das informações é outro benefício que não podemos esquecer quando falamos dos softwares de gestão. Altamente seguros, esses sistemas permitem que os dados sejam acessados por profissionais selecionados e que todos os documentos e projetos importantes fiquem armazenados em um local protegido. Nos casos em que as informações precisam ser consultadas para a sequência das atividades, os arquivos podem ser salvos e recuperados em qualquer momento, graças ao recurso do backup automático.

Decisões assertivas

Contar com dados analíticos e indicadores confiáveis faz toda a diferença na hora de tomar uma decisão importante. Os softwares de gestão coletam e analisam criteriosamente todas as informações inseridas na plataforma. Por meio de widgets únicos, é possível criar relatórios personalizados que irão incentivar escolhas racionais, pautadas em registros concretos.

O Runrun.it oferece diferentes modelos de relatórios para acompanhamento do seu trabalho.

Como escolher um software de gestão para a sua empresa

Agora que você já conhece as funcionalidades, modelos e vantagens proporcionadas pelos softwares de gestão, aparece outra dúvida: como escolher o sistema que se adequa às minhas necessidades?

Para facilitar essa decisão, é importante que você defina os critérios essenciais para adotar essa plataforma, para que não haja um sentimento de frustração após perceber que o serviço adquirido não contempla o seu ramo de atuação. Sendo assim, separamos alguns aspectos para você não perder de vista:

Acessibilidade: layout e facilidade de uso são pontos que devem ser avaliados, afinal, o software será um programa de utilização diária. Se para você é importante ter todos os recursos a mão e uma versão mobile, invista em sistemas que ofereçam essas opções inclusas.

Integração: no dia a dia, usamos diferentes aplicativos e ferramentas para agilizar nosso fluxo de trabalho. Ter a possibilidade de agregá-los em um só espaço é um diferencial e tanto.

Disponibilidade: numa era em que o home office deixou de ser tendência para virar realidade, é fundamental que o software de gestão possa ser acessado em qualquer ambiente.

Período de teste: conhecer a ferramenta por um tempo limitado faz a diferença para explorar todos os recursos e se adaptar aos novos processos. Por isso, vale a pena realizar uma experiência gratuita.

Praticidade: com a adoção de um software de gestão, diversos profissionais da sua equipe vão usá-lo para facilitar o fluxo de trabalho. Portanto, considere se o sistema é fácil de ser operado e se há um ganho de tempo ao utilizá-lo.

O software que toda empresa precisa

Multifuncional e prático, o Runrun.it é o software de gestão ideal para sua organização. A plataforma possui soluções completas para a gestão de tarefas e projetos, possibilitando o acompanhamento total do tempo investido nas atividades e processos que são entregues dentro de sua empresa e para os clientes.

Com um dashboard personalizado que reúne os principais recursos de comunicação na mesma tela, o software permite a automatização das demandas e a padronização dos projetos para que todas as ações sejam executadas conforme o seu planejamento. Isso sem falar que ele está disponível em todas as plataformas e pode ser acessado no escritório ou no trabalho remoto. Conheça as vantagens de ter um software de gestão completo e crie sua conta grátis: https://runrun.it/

Conteúdos mencionados

http://www.ufrgs.br/mvs/Periodo02-1949-ElectronicDelay.html