8 melhores ferramentas de gestão de projetos

As ferramentas digitais de gerenciamento de projetos oferecem uma visão geral do que está acontecendo e permitem um monitoramento eficiente.

Com a rápida transição do fluxo de trabalho para casa, a recente adoção de ferramentas de gestão de projetos disparou.

Lista de tarefas, cronogramas, monitoramento do progresso e compartilhamento de arquivos. Esses são apenas alguns pontos que algumas ferramentas de gestão de projetos precisam contemplar para ganhar a atenção dos gerentes e conquistar a aderência das equipes.

Hoje, traremos uma lista com 8 ferramentas de gestão de projetos mais conhecidas e utilizadas pelos trabalhadores mundo afora! Siga conosco para entender qual é a melhor para o seu projeto.

Confira as 8 melhores ferramentas de gestão de projetos!

1. Microsoft Project

O Microsoft Project, também conhecido como MS Project, é uma das ferramentas de gestão de projetos (PMO) mais tradicionais do mercado, lançada em 1985. Oferece soluções para planejar e gerenciar o trabalho, para empresas de todos os tamanhos.

Sua interface se assemelha bastante ao Microsoft Excel, do Pacote Office, e ao Google Sheets. Nela, é possível estruturar o fluxograma de projetos de acordo com modelos predefinidos e customizáveis, sendo de fácil usabilidade.

Os planos são pagos e variam de acordo com a demanda da empresa.

2. Jira

O Jira Software é uma aplicação de gerenciamento de projetos da Atlassian, empresa especializada no desenvolvimento de produtos para desenvolvedores e gerentes de software.

O aplicativo oferece uma série de ferramentas para gerenciar o fluxo de trabalho das equipes, sendo, portanto, focada numa abordagem mais operacional e de entregas.

O Jira é mais um dos casos de ferramentas de gestão de projetos focada em uma especialidade: projetos de desenvolvimento de software. Ele possui quadros baseados na metodologia Scrum e também no kanban.

Seus conceitos-chave no JIRA são projetos e tarefas. Os projetos são usados ​​para agrupar tarefas. As tarefas e subtarefas são criadas dentro dos projetos para que sejam atribuídas aos colaboradores. Ao serem concluídas, os status das tarefas são alterados de forma automática.

A plataforma é capaz de gerar relatórios em tempo real do desempenho da equipe ou da porcentagem de conclusão para uma entrega, por exemplo.

Como diferencial, aparece também a possibilidade de integração da ferramenta com cerca de 800 plugins. Ou seja, é pau para toda obra.

Vale lembrar: desta lista, o Jira é o único software exclusivamente pago – e seu valor varia de acordo com o número de usuários incluídos.

3. Artia

Artia é um software robusto de gestão de projetos, tarefas e equipes, cujo objetivo é contemplar qualquer necessidade que equipes e gestores venham a ter durante um projeto, de ponta a ponta. Sendo assim, o software é uma das ferramentas mais completas da nossa lista.

Reunindo mais de 50 recursos, o Artia conta com funcionalidades tradicionais, como os quadro de tarefas, além de relatórios de desempenho, funções para montagem de cronograma de projetos, controle financeiro, e até mesmo sistemas de marcação de ponto para colaboradores.

No que diz respeito à parte de gerenciamento de tarefas, a ferramenta da Artia conta com um recurso extra de produtividade como diferencial: a dinâmica do Pomodoro, focada na gestão do tempo e divisão do trabalho em períodos de 25 minutos, seguidos de breves intervalos de 5 minutos durante o dia.

O método, que reúne entusiastas em todo o mundo, foi criado pelo consultor de negócios Francesco Cirillo, na década de 1980, e é tido como uma das melhores metodologias para impulsionar a produtividade e controlar distrações.

A ferramenta está disponível gratuitamente, mas oferece algumas restrições em relação à participação de funcionários e limite de armazenamento de informações – elementos expansíveis nos planos Slim, Business e Enterprise.

4. GanttProject

O GanttProject é mais um software open-source gratuito de gerenciamento interativo de cronogramas de projetos para desktop e, segundo os próprios criadores, focado em pequenas e médias empresas que necessitam monitorar os gráficos de Gantt.

Gráficos de Gantt são curvas que representam as fases de projeto. No Gantt Pro, por exemplo, há ferramentas de projeção e análises de caminhos críticos e monitoramento dos projetos.

De interface limpa e descomplicada, outro diferencial do GanttProject é o fato de ser um software de código aberto, com funcionalidades adaptáveis às necessidades de cada organização (basta que você tenha um desenvolvedor habilidoso à disposição).

Um ponto negativo é que, por ser software, o Gantt Pro não hospeda nada na nuvem. Entretanto, o software é compatível com os principais sistemas operacionais do mercado, como o Windows, o Linux e também iOS.

5. Bitrix24

O Bitrix24 é mais um software completo de gestão de negócios, que oferece uma solução gratuita em CRM e gestão de projetos com foco na colaboração das equipes. Seu principal objetivo é integrar os times dentro da organização através de uma plataforma que centralize as informações do negócio.

A plataforma da Bitrix24 possui mais de 30 funcionalidades, com suporte aos gráficos de Gantt, automação de marketing e CRM, criação de sites, compartilhamento de documentos e ferramentas de comunicação como chat e videoconferência.

O recurso-chave do Bitrix24 é permitir a atribuição da carga horária prevista para cada participante em um determinado projeto, gerando um comparativo entre as horas previstas e o trabalho realizado.

A plataforma ainda tem outras funcionalidades, como as tradicionais funções de checklist e quadros de tarefas, que permitem aos gestores terem maior controle das tarefas que ainda precisam ser realizadas.

O Bitrix24 conta com uma versão gratuita (com limite de participantes) e versões premium.

6. Asana

O Asana é outra ferramenta de gerenciamento de tarefas campeã. Aliás, ela e o Trello são muito referenciados por seus concorrentes no discurso de vendas. Ou seja, são, definitivamente, os competidores a ser batidos por quem deseja entrar nesse mercado.

O Asana reúne várias funcionalidades para a gestão de projetos como o kanban, atribuição de tarefas a participantes e exibição das estatísticas do progresso do projeto.

Seu grande diferencial é na visualização da linha do tempo do cronograma: ele possui uma interface que mostra o andamento de cada atividade em função do tempo, permitindo navegar através dos dias e ver o que cada participante é responsável por fazer. Dessa forma, o software permite gerenciar o trabalho de maneira mais assertiva. Afinal, assim você ganha visibilidade sobre a tarefas dependentes, sobrepostas e não programadas, criando planos para orientar sua equipe, indicando precisamente as atividades de cada um.

Para manter o trabalho organizado, o software de gerenciamento de projetos Asana oferece tarefas, projetos, conversas e painéis. Um dos recursos de destaque do software é possibilidade de adicionar campos de clientes e rastrear apenas o que é importante para você.

O software também oferece Team Pages, onde ideias e conversas são compartilhadas para que todos vejam, bem como uma ‘Caixa Inteligente’ na qual membros da equipe recebem apenas atualizações importantes do projeto. Assim, em vez de classificar as mensagens pela data de registro, o Asana categoriza de acordo com a relevância das informações.

O software pode ser integrado com um grande número de outros sistemas, incluindo Google Drive, DropBox , Github , MailChimp e muitos outros.

A visualização da linha do tempo é outro diferencial do Asana. Dessa forma, o software permite gerenciar o trabalho de maneira mais assertiva. Afinal, assim você ganha visibilidade sobre a tarefas dependentes, sobrepostas e não programadas, criando planos para orientar sua equipe, indicando precisamente as atividades de cada um.

7. Wrike

O Wricke é outra opção de software de gestão de projetos, baseado em nuvem.

Robusta, a solução visa oferecer uma visão completa dos processos que regem um projeto, bem como total visibilidade sobre o trabalho e controle do andamento das demandas.

O software possui funcionalidades interessantes, como a transformação de e-mails em tarefas em quadros como os que conhecemos bem. Outra função, que é um dos principais pontos fortes, é a possibilidade de edição de arquivos dentro da ferramenta, facilitando a colaboração dos times.

Um diferencial interessante é o fato do software ser focado em equipes de desenvolvimento e criação, sendo uma lufada de ar fresco na integração de equipes. Esse elemento é uma dor bastante comum entre desenvolvedores e designers, por exemplo. No webinar Closing the Gap Between UX and Development, falamos um pouco sobre a necessidade de integrar times desde o início para entregar melhores resultados.

A plataforma, que ainda conta com recursos de gerenciamento de orçamento e controle interativo do cronograma do projeto, oferece recursos gratuitos limitados na versão básica. Mas você pode aproveitar todas as vantagens do sistema nos planos Profissional, Business, Marketing e Enterprise.

8. Trello

O Trello está presente em 10 em cada 10 listas de melhores ferramentas de gestão. Isso porque, além de ser uma das ferramentas mais completas do mercado, é uma das mais famosas do mundo.

A ferramenta é baseada nos kanbans, definição. – só que digital – e permite que os usuários movam cartões entre listas de To Do, Doing e Done de acordo com o status da tarefa. Ou seja, se o seu time já é habituado a usar um kanban, as chances de sucesso na implementação no Trello são de 100%.

Sua interface é organizada em quadros, listas e cartões móveis, permitindo aos usuários anexar arquivos de diversos tipos, escrever comentários, atribuir tarefas a outros membros, estabelecer checklists, entre outras funções.

O Trello é uma das ferramentas mais indicadas para quem quer acompanhar o status do fluxo de trabalho e também a evolução das entregas, sendo muito combinado à metodologia ágil e frameworks como o Scrum.

Portanto, se você lida com times remotos (hoje em dia, quem não?), não dispõe de espaço físico para pendurar quadros ou quer economizar nos post-its, o Trello é a pedida certa!

Existe uma opção de plano gratuita, com algumas limitações, e planos pagos (Business Class e Enterprise). A ferramenta supre bem as necessidades básicas de organização na versão free. Mas aqueles que querem extrair o melhor dela podem contar com os planos pagos para ter soluções sob medida.

Como você viu, as opções são muitas – a depender da sua necessidade. Entenda muito bem os requisitos e conheça os perfis profissionais no seu time para selecionar a melhor ferramenta de gestão de projetos para cada situação!