O gerenciamento de um projeto é um tarefa que exige um acompanhamento contínuo, um bom planejamento e cuidado para que tudo possa ser cumprido com a mesma qualidade e sem deixar que nenhum detalhe que saia fora do esperado.

Existem diversas situações que podem surgir durante o processo de execução, elas podem estar ligadas ao conhecimento da equipe, softwares disponíveis, condições de trabalho, gestão do tempo do projeto, os riscos, a experiência e comprometimento da equipe.

Uma forma de remediar futuras questões, pode estar na construção de premissas que servirão como suporte em consultas futuras diante das situações que venham a surgir.

Nesse artigo iremos falar sobre as premissas para iniciar positivamente um projeto de TI e para que você esteja preparado diante dos cenários que possam aparecer durante a execução do projeto.

Boa leitura!

O que são as premissas?

As premissas são espécies de pressupostos que são tratados como verdadeiros no projeto. Esses pontos estão atrelados a pontos que estão externos a equipe, não necessariamente sobre o controle de quem executa. Normalmente são pontos externos que podem estar ligados a outras partes.

Uma forma de viabilizar e se preparar previamente é levantar soluções antecipadamente e também colocar hipóteses como verdades para a idealização de um planejamento eficaz para o projeto.

As premissas devem ser incisivas de uma forma que evitem futuras perdas no tempo de execução e que também não fuja excessivamente do orçamento que tenha sido planejado.

Dessa forma, as premissas são pontos importantes para a execução do projeto. Sendo estes, dentro dos planejamentos, os fatores que serão considerados verdadeiros sem necessidade de prova. Por isso, é importante a determinação dessas premissas, pois, servem como embasamento para o responsável por gerir o projetos. Além disso, também ajudam até mesmo respaldando suas escolhas e estimativas.

O que são as premissas em um projeto de TI?

As premissas em um projeto de TI estão relacionadas às metas do projeto. Muitas vezes, elas estão ligadas aos recursos tecnológicos que podem depender de procedimentos que sejam de responsabilidade do fornecedor, principalmente de softwares terceirizados. Em casos como esses, as premissas serão traçadas com base em pontos que ajudem a equipe com estratégias, principalmente, àquelas relacionadas a um projeto de rede que permita a conclusão dentro do prazo determinado.

Algumas dicas que vão ajudar na hora de definir as premissas

Anote todas as possibilidades

Para começar ajudando na definição das premissas tenha registrado todas as possibilidades de ações que possam ser tomadas caso algum imprevisto ocorra. Esses seus registros serão importantes independentemente da situação que se passe, seja ela relacionada a premissa ou não.

Lembre-se de deixar os registros disponíveis de forma acessível para que todos os que estão envolvidos no projeto possam ter alcance a essas informações.

Compreenda todos os custos e gastos

Para o desenvolvimento do projeto com segurança, confirmando ou não a premissa na execução do projeto, é importante que os gastos sejam planejados com antecedência para evitar maiores surpresas.

Mesmo que exista a terceirização de profissionais para o processo de desenvolvimento, outros processos devem ser levados em conta. Eles devem ser relacionados a comunicação, perfil técnico e até mesmo os custos de instalação.

Uma forma de visualizar melhor o orçamento é através da separação dele em etapas, pois, ajuda a decidir quais partes de um sistema devem e podem ser priorizadas, atrasadas ou, se necessário, canceladas.

A estimativa do projeto não é algo simples e a projeção dos gastos deve ser de conhecimento da gestão nas etapas de desenvolvimento, requerimentos técnicos e pessoas. Elas podem ir variando conforme a evolução na maturidade dos projetos, em que a destinação do dinheiro vai sendo observada e pensada na melhor forma de ser aplicada.

Entenda os riscos

Quando suas premissas forem definidas é importante que cada uma delas tenham seus riscos definidos. Crie uma listagem, questione, tenha formas e soluções de como você e a equipe procederão em um hipotético cenário negativo, caso venha a ocorrer.

Use ferramentas de apoio

É comum que os gestores de projetos busquem formas de automatizar cada vez mais o processo. Dessa forma, procuram obter um maior controle quanto aos processos dos projetos e as premissas, e principalmente quanto ao uso dessas ferramentas externas é importante.

Temos um artigo falando sobre softwares de ferramentas de gestão, que vai ajudar você a entender um pouco mais sobre o uso delas. Confira:

Algumas dessas ferramentas ajudam a ter uma visualização mais ampla do projeto e em melhores projeções, misturando dados históricos ou modelos anteriormente aplicados em casos reais. Dessa forma, ajuda em questões futuras e permite o facilmente o entendimento dos cenários alternativos para os casos de riscos e de problemas.

Tenha controle do tempo

É comum que o tempo se torne um dos grandes desafios na execução do projeto. Existem razões para que isso aconteça e normalmente estão atreladas ao imediatismo em que se necessita para a obtenção de um resultado e a rotatividade de projetos.

Levando esses como alguns dos desafios comuns, o tempo tem que ser extremamente valorizado e acompanhado, evitando que a perda do controle dele afete a qualidade do que estará sendo entregue ao cliente. O interessante é tentar se adiantar e entregar até mesmo antes do prazo final, sendo essa uma forma de agregar maior valor a entrega.

Por isso, dentro do planejamento que for feito antes da execução do projeto é importante que exista uma margem de tempo que leve em consideração imprevistos que venham surgir durante a execução do projeto. Deixando assim, os desenvolvedores envolvidos na possibilidade de trabalhar com tranquilidade, sem deixar de afetar a satisfação do cliente quanto ao recebimento do projeto.

Apresente o projeto a equipe

Toda e qualquer previsão que venha a acontecer tem que ser com a participação da equipe que estará envolvida no projeto. Essa é uma forma de visualizar melhor todos os que estarão participando, todo conhecimento que eles possuem e até mesmo a quantidade de horas que serão necessárias para o desenvolvimento de tudo.

Essas estimativas não são exatas, então é importante ter uma margem para possíveis imprevisibilidades que dependem completamente de fatores externos e que venham a afetar o trabalho da equipe.

Transmita total controle, confiança e conhecimento do projeto, pois esses são fatores que influenciam no engajamento das partes integrantes. Certifique que as premissas definidas por você estarão sobre seu alcance caso necessitem, de solução.

Não esqueça a importância de acompanhar e monitorar a execução do projeto para que em caso de urgência você esteja disponível para amparar e colocar em prática o que tinha sido anteriormente estipulado.

Se atente as restrições

É importante estar atento para não confundir as premissas com as restrições de projeto.

As restrições não são pressupostos como as premissas, elas são pontos reais e que realmente impedem a execução do projeto se acontecerem, podendo estar relacionados a pontos internos ou externos.

Elas são importantes, pois, deixam claras as limitações que poderão ocorrer durante o desenvolvimento do projeto. Por isso, é essencial que as restrições sejam documentadas, para que estejam registradas caso, em situações futuras, venham a surgir cenários similares aos enfrentados naquele momento.

Existem dois tipos de restrições, são elas:

Restrições comerciais

Elas estão ligadas a questões, que normalmente, são atreladas a organização que produz o projeto. Estando relacionadas a questões mais voltadas gestão do projeto.

Restrições técnicas

Esse é um ponto que possui uma maior relação com a execução do projeto e a produção dele. Está mais atrelado a questões realmente técnicas, como as ferramentas e o local de aplicação e funcionamento do serviço.

Agora que você entende um pouco mais sobre a importância da criação de premissas que irão ajudar na gestão de projetos, você pode ler também um outro artigo que produzimos sobre KPIs, outro ponto que pode ajudar a melhorar a gestão e controle dos projetos.

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