O que é um escritório sem papel?

Um escritório sem papel é um ambiente de trabalho que possui poucos processos com base em papel e, em vez disso, conta com documentos digitalizados. Algumas organizações preferem o termo “menos papel” (paper-light, em inglês), já que muitos escritórios e departamentos não conseguem eliminar completamente os arquivos em papel por causa de processos ou requisitos de conformidade.

Independentemente disso, reduzir o uso de papel ajuda a acelerar a jornada de transformação digital de uma organização. Isso normalmente envolve a transição para um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos que digitaliza arquivos e os armazena em um repositório central.

Os benefícios de diminuir o uso de papel

As organizações nos EUA gastam mais de US$ 120 bilhões por ano apenas em formulários impressos, a maioria se torna obsoleto dentro de três meses e acaba no lixo. Além disso, os funcionários de escritório passam 30 a 40% do tempo procurando documentos em gabinetes de arquivos físicos.

Alguns dos departamentos com maior intensidade de papel são Recursos Humanos, Contas a Pagar e Receber, gestão de facilities e serviço ao cliente, que lidam com um alto volume de aplicativos, currículos, recibos, ordens de serviço, faturas, contas e muito mais.

Evidentemente, trabalhar com documentos em papel cria problemas que impedem que um funcionário seja produtivo e uma organização economize gastos. A adoção de um sistema sem papel pode resolver esses desafios e obter benefícios como:

Economia no tempo gasto na localização e recuperação de arquivos físicos . Documentos digitais podem ser facilmente organizados e indexados, o que torna a localização dos arquivos necessários muito mais rápida com os recursos de pesquisa. Conforme os documentos ficam mais acessíveis, o tempo levado para recuperar arquivos é reduzido de forma significante para que seu time possa ser mais produtivo e foque em outras tarefas de alto valor.

. Documentos digitais podem ser facilmente organizados e indexados, o que torna a localização dos arquivos necessários muito mais rápida com os recursos de pesquisa. Conforme os documentos ficam mais acessíveis, o tempo levado para recuperar arquivos é reduzido de forma significante para que seu time possa ser mais produtivo e foque em outras tarefas de alto valor. Promover colaboração entre os membros da equipe . As equipes são capazes de compartilhar arquivos digitalmente sem imprimir e visualizar versões atualizadas e anteriores de documentos. Isso reduz etapas e otimiza o fluxo de trabalho ao trabalhar com documentos.

. As equipes são capazes de compartilhar arquivos digitalmente sem imprimir e visualizar versões atualizadas e anteriores de documentos. Isso reduz etapas e otimiza o fluxo de trabalho ao trabalhar com documentos. Melhorar segurança da informação . Direitos de acesso podem ser atribuídos e revogados de acordo com o nível do usuário e tipo de documento. Com configurações de segurança granulares, informações confidenciais e pessoais podem ser rastreadas e protegidas contra uso indevido e alterações não autorizadas. Isso também reduz o risco de perda e roubo.

. Direitos de acesso podem ser atribuídos e revogados de acordo com o nível do usuário e tipo de documento. Com configurações de segurança granulares, informações confidenciais e pessoais podem ser rastreadas e protegidas contra uso indevido e alterações não autorizadas. Isso também reduz o risco de perda e roubo. Economizar custos gastos com impressão e armazenamentos de documentos físicos. Ao eliminar a maior parte da papelada, você economiza dinheiro gasto em papel e gabinetes de arquivos, assim como outros custos, tinta de impressora e artigos de papelaria.

Como se transformar em um escritório sem papel

Um sistema de gestão de documentos captura e armazena informação de forma digital em uma única plataforma com opções de busca integradas. Com o objetivo de facilitar a mudança do papel para o digital, você pode começar por:

Determinando a solução certa. A plataforma que você implementa deve atender e resolver as necessidades e desafios únicos de seu negócio, com a flexibilidade para se adaptar às mudanças e aumentar conforme o crescimento.

solução certa. A plataforma que você implementa deve atender e resolver as necessidades e desafios únicos de seu negócio, com a flexibilidade para se adaptar às mudanças e aumentar conforme o crescimento. Começar o processo de digitalização . Esta é provavelmente a parte mais desafiadora devido ao tempo e trabalho envolvidos. A magnitude do trabalho depende de quantos arquivos em papel existem. No entanto, com a ajuda do seu provedor de soluções, você pode trabalhar em uma estratégia para enfrentar o processo de digitalização que pode ser implementado como práticas recomendadas para os funcionários.

. Esta é provavelmente a parte mais desafiadora devido ao tempo e trabalho envolvidos. A magnitude do trabalho depende de quantos arquivos em papel existem. No entanto, com a ajuda do seu provedor de soluções, você pode trabalhar em uma estratégia para enfrentar o processo de digitalização que pode ser implementado como práticas recomendadas para os funcionários. Instilando a gestão de mudanças. Uma parte crucial de qualquer iniciativa de transformação de sucesso é obter o apoio das partes interessadas. Ajude sua equipe a entender a necessidade da mudança e como um novo sistema ajuda a tornar o trabalho mais produtivo, impactante e com maior valor agregado. Desenvolver um programa de treinamento para preparar os funcionários a administrarem novos processos e coletarem feedback deles para mais melhorias.

Como qualquer mudança, é necessário tempo para sua organização se ajustar. É recomendado iniciar em uma escala menor com processos críticos que possuem o maior impacto ao diminuir papel, antes de ampliar a solução para outros processos e departamentos.

Para mais informações sobre como um sistema de gestão de documentos pode ajudar seu escritório a diminuir papel, entre em contato.