Atualmente não se pode mais pensar uma eficiente estratégia de gestão de pessoas sem o uso de recursos analíticos, seja para atração, engajamento ou retenção de profissionais. Mas como aproveitar inovadoras tecnologias sem antes investir em um software de gestão documental para o RH, que permita agilizar processos? É impossível.

Um grande exemplo da necessidade de investir um software de gestão documental para o RH está na implantação do eSocial, que obriga os empregadores a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

Para atender a essa nova obrigação, as empresas devem entender a necessidade de que os documentos já devem nascer digitais. Hoje, exceto pelos documentos de admissão dos funcionários, a maioria dos documentos do RH, por meio do certificado digital, já podem nascer totalmente digitais.

“As empresas que continuarem trabalhando com documentos em papel e criando versões digitais das informações possivelmente vão enfrentar uma série de problemas relacionados à inconsistência dos dados”, destaca Juliana Trindade, Gerente de Projetos da Access Brasil. “Isso porque todas as informações relativas aos trabalhadores vão estar no eSocial, incluindo exames admissionais, novos empregados, demissões, entre outros.

“Diante deste cenário, o sincronismo de informações vai ser essencial para evitar problemas relacionados a dados duplicados ou documentos com múltiplas versões divergentes, que vão dar ao RH um volume muito maior de trabalho para analisar as informações antes de submeter os dados de múltiplos departamentos ao sistema”.

E como será possível levar inteligência para esses dados? Com a implantação de um software de gestão documental para o RH.

Como reduzir o esforço com o uso de um software de gestão documental para o RH

E não é só na adesão ao eSocial está a importância de aproveitar inovadoras ferramentas digitais que estão disponíveis no mercado. O uso de sistemas de gestão documental para o RH é uma das mais eficientes maneiras que as empresas podem dispor para economizar tempo e dinheiro, e também reduzir o esforço no gerenciamento de centenas ou milhares de documentos durante todo o seu ciclo de vida.

Veja agora 5 vantagens de contar com um software de gestão documental para o RH:

Reduzindo o tempo com tarefas administrativas

Um bom gerente de RH deve ser uma pessoa capaz de pensar estrategicamente e ter o potencial de transformar todo e qualquer departamento da empresa. Mas como ele pode ter tempo para focar nessa transformação se passar a maior parte do dia tentando encontrar arquivos de funcionários ou garantindo que todas as fichas cadastrais estão completas e atualizadas?

Evitando gastos com a rotatividade de funcionários

Sem essas tarefas administrativas, o departamento de RH pode então se dedicar a tarefas mais estratégicas, como atrair e reter os melhores talentos em um mercado cada vez mais competitivo. Ao passar mais tempo recrutando os melhores candidatos, ajudando os funcionários a melhorar o seu desempenho e desenvolvendo melhores programas de treinamento, a equipe de RH pode atuar com mais eficiência na atração e retenção. E isso funciona também para os próprios funcionários do departamento que, com o uso de um software de gestão documental para o RH e menos tarefas administrativas, podem desenvolver um trabalho mais importante e, claro, mais gratificante.

Simplificando processos de contratação

Contratar novos funcionários é um processo demorado e caro. Desde a avaliação do escopo do cargo, até as entrevistas e, finalmente, a contratação do novo membro da equipe, há inúmeras etapas. Automatizar o maior número possível de etapas com o uso de software de gestão para o RH permite agilizar todo esse processo. Juliana destaca que a Automação Robótica de Processos (ou RPA – Robotic Process Automation), também chamada de robotização, “pode contribuir para a automatização das tarefas de recrutamento e seleção – algo que pode dar mais agilidade à coleta de documentos necessárias para as contratações. É possível automatizar ainda toda a seleção de currículos, pois os robôs podem receber, salvar, validar dados usando o LinkedIn e outras fontes configuradas, e a descrição de cada candidato, com o RH entrando apenas na entrevista presencial”.

Desenvolvendo habilidades na equipe de RH

Quando a empresa investe em um software de gestão para o RH também está investindo na equipe de RH, que irá aproveitar suas habilidades para atividades mais estratégicas para o negócio, como o estudo de novos modelos de gerenciamento de desempenho, novos programas de coaching e liderança ou novas estratégias de retenção de talentos. Com as tarefas administrativas automatizadas, a equipe pode se dedicar a novos conhecimentos.

Economizando espaço no escritório

Mesmo com toda a crise, o valor do aluguel de espaços comerciais ainda é alto, e representa uma parte importante dos gastos fixos de uma empresa. A sua empresa ainda usa espaços usados Arquivo Morto? A implantação de um software de gestão para o RH permite digitalizar documentos que ainda nascem em papel e também armazenar externamente tanto os arquivos físicos e digitais, que podem ser acessados via web com toda a segurança e agilidade.