Gerenciar riscos é algo que todas as pessoas fazem diariamente. Se o tempo está feio, melhor levar um guarda-chuva. Ao deslocar-se de carro, melhor usar cinto de segurança. Antes de viajar, melhor checar se as vacinas estão em dia. O gerenciamento de riscos em projetos é algo parecido com isso, mas, é claro, aplicado ao contexto de projetos. Quer entender melhor este assunto? Continue lendo o post para aprender:

Agora vamos ao que interessa:

O que são Riscos em Projetos?

Um risco é um evento ou uma condição incerta que, caso aconteça, tem um efeito (negativo ou positivo) em pelo menos um objetivo do projeto. A palavra risco vem do latim risicu, que significa ousar.

Na gestão de projetos, os riscos podem ser classificados de acordo com o nível de conhecimento (conhecido ou desconhecido), o efeito provocado (negativo ou positivo) e a abrangência (individual ou geral). Descubra o que cada uma dessas nomenclaturas significa:

Riscos conhecidos vs. riscos desconhecidos

Os riscos conhecidos, como o próprio nome sugere, são os riscos que o gerente de projetos sabe que existem. A partir dessa consciência, esse profissional consegue planejar ações com antecedência para lidar com esse tipo de riscos.

Já os riscos desconhecidos são aqueles que o gerente de projetos não faz a menor ideia de que podem acontecer. Mesmo que esse profissional tente pensar em possibilidades, gastará muito tempo e ainda assim não conseguirá identificar possíveis situações de riscos. Ainda que consiga, pode ser que tenha gasto tempo pensando em ações que não acontecerão.

Riscos negativos vs. riscos positivos

Os riscos com efeito negativo são as ameaças ao projeto, já os riscos com efeito positivo são as oportunidades do projeto. Quando não gerenciadas, as ameaças podem acarretar em atrasos, estouro de orçamento e perda de reputação e, portanto, o gerente de projetos deve programar ações para reduzir esses impactos. As oportunidades, por sua vez, trazem redução de tempo e de custo, melhor desempenho e ganho de reputação e, portanto, devem ser potencializadas.

Riscos individuais vs. riscos gerais

Um risco individual do projeto é uma condição incerta que pode acarretar em efeitos positivos ou negativos em uma parte específica do projeto. Já um risco geral do projeto é o efeito da incerteza do projeto no seu todo, decorrente de todas as fontes de incerteza.

Confira alguns exemplos de riscos, retirados da 6ª edição do Guia PMBOK®:

Saída de um colaborador-chave da organização;

Produtividade abaixo do planejado;

Número de erros encontrados durante testes maior ou menor do que o esperado;

Condições meteorológicas atípicas.

Agora que você já sabe o conceito de risco e as classificações mais utilizadas, aprenda a administrar as ameaças e oportunidades do seu projeto através do gerenciamento de riscos.

O que é Gerenciamento de Riscos em Projetos?

Gerenciamento de riscos em projetos é um conjunto de ações que tem o objetivo de aumentar as chances de um projeto ser concluído com sucesso.

Conforme o PMBOK, existem sete processos que são essenciais para um bom gerenciamento de riscos. São eles:

Planejar o gerenciamento dos riscos; Identificar os riscos; Realizar a análise qualitativa dos riscos; Realizar a análise quantitativa dos riscos; Planejar as respostas aos riscos; Implementar respostas aos riscos; Monitorar os riscos.

Muitos desses processos citados pelo PMBOK acontecem simultaneamente e mais de uma vez durante a gestão do projeto, mas é importante analisa-los de forma separada porque as ferramentas e técnicas utilizadas nessas práticas são diferentes. Confira a seguir o que é feito em cada um desses processos:

Como fazer Gerenciamento de Riscos em Projetos

1. Planeje o gerenciamento dos riscos

Consiste em definir de que forma os riscos serão gerenciados, o que inclui a escolha da metodologia e das ferramentas a serem utilizadas. Esses itens devem ser documentados em um plano de gerenciamento de riscos, garantindo que o controle seja proporcional aos riscos do projeto. Caso haja mudanças no escopo durante o ciclo de vida do projeto, será necessário revisar o plano de gerenciamento de riscos, adequando-o à nova versão do escopo.

Na hora de planejar o gerenciamento dos riscos podem ser feitas reuniões com os participantes-chave do projeto, como o próprio gerente de projetos, alguns integrantes da equipe do projeto, outros stakeholders etc.

Também é interessante contar com o apoio de opinião especializada, isto é, profissionais que possuem amplo conhecimento sobre gestão de projetos e/ou sobre a natureza do projeto que está sendo gerenciado e podem ajudar na tomada de decisão. Além disso, é recomendável que o gerente de projetos consulte a base de lições para capturar ações e diretrizes que já foram usadas em projetos similares.

2. Identifique os riscos

Refere-se ao mapeamento dos riscos individuais e gerais do projeto, bem como suas características. O principal benefício desse mapeamento é trazer informações para que o gerente de projetos e sua equipe consigam responder de forma adequada a esses riscos, independentemente se eles forem ameaças ou oportunidades.

Na hora de identificar os riscos é muito importante envolver a equipe do projeto em reuniões, pois isso ajuda a engajar as pessoas no controle dos riscos. Certifique-se também de que a descrição dos riscos seja a mais clara possível e não possua ambiguidades. Algumas técnicas de identificação de riscos que podem ser usadas são: brainstorming, entrevistas, checklists, análise de causa raiz e matriz SWOT, mas existem muitas outras.

Ao final do processo de identificação dos riscos será consolidado o registro dos riscos, que normalmente contém título e categoria dos riscos, causas e efeitos dos riscos, gatilhos, atividades afetadas, quando os riscos poderão acontecer etc.

Caso já sejam identificadas formas de responder aos riscos, é interessante anotá-las também para usar no processo 5 (“Planeje respostas ao risco”), que será descrito mais para frente. Vale lembrar que o registro dos riscos é um documento que vai sendo atualizado conforme mais informações sobre o projeto são conhecidas. As reuniões de acompanhamento do projeto são ótimos momentos para avaliar os riscos que já foram mapeados ou o surgimento de novos riscos.

3. Realize a análise qualitativa dos riscos

Consiste em priorizar os riscos individuais identificados, considerando principalmente sua probabilidade de ocorrência e seus impactos nos objetivos do projeto. É claro que existem outros parâmetros que podem ser avaliados, como urgência e gerenciabilidade, por exemplo. O uso desses outros parâmetros dependerá do tipo de projeto que está sendo gerenciado.

Além da priorização dos riscos identificados, também é preciso atribuir um responsável para cada risco, que terá o papel de planejar uma resposta adequada e garantir que ela seja implementada. Algumas ferramentas que podem ser utilizadas nessa etapa são: opinião especializada, reuniões, entrevistas para coleta de dados, análise de dados, matriz de probabilidade e impacto, gráfico de bolhas, entre outras.

4. Realize a análise quantitativa dos riscos

Consiste em avaliar — em números — quais os impactos que os riscos individuais priorizados anteriormente podem causar nos objetivos do projeto. Complicou? Calma que a gente te explica! A partir dos riscos priorizados na análise qualitativa, é possível aplicar técnicas e ferramentas para descobrir, por exemplo, quanto tempo o projeto vai atrasar se determinado risco acontecer. Ou, então, quanto dinheiro a mais o projeto custará se determinado risco acontecer.

A análise quantitativa dos riscos não é recomendada para todos os projetos, pois requer dados de alta qualidade e demanda grande esforço de gestão. Portanto, esse tipo de análise é mais adequado para projetos complexos, de grande porte e/ou estratégicos. Entre as técnicas e ferramentas utilizadas nesse processo estão: simulação, análise de sensibilidade, análise da árvore de decisão, diagramas de influência etc.

5. Planeje as respostas aos riscos

Consiste em desenvolver alternativas, selecionar estratégias e acordar ações para lidar com a exposição geral aos riscos e tratar os riscos individuais. As respostas devem ser adequadas à relevância do risco, contempladas pelo orçamento e aceitas pelos stakeholders. Planejar as respostas aos riscos é muito importante para minimizar ameaças, maximizar oportunidades e reduzir a exposição geral do projeto aos riscos.

É possível classificar o gerenciamento de riscos em projetos de acordo com o nível de gestão. Observe:

Gerência de crises: apagar incêndios e endereçar os riscos somente depois que se tornam problemas.

apagar incêndios e endereçar os riscos somente depois que se tornam problemas. Conserto de falhas: detectar e reagir aos riscos rapidamente, mas só depois que eles acontecem.

detectar e reagir aos riscos rapidamente, mas só depois que eles acontecem. Mitigação de riscos: planejar antecipadamente os recursos, mas sem fazer nada para eliminar os riscos.

planejar antecipadamente os recursos, mas sem fazer nada para eliminar os riscos. Prevenção: implementar e executar um plano como parte da gestão do projeto para identificar e prevenir os riscos antes que eles se tornem problemas.

implementar e executar um plano como parte da gestão do projeto para identificar e prevenir os riscos antes que eles se tornem problemas. Eliminação das causas: identificar e eliminar os fatores que geram os riscos.

identificar e eliminar os fatores que geram os riscos. Aceitação: reconhecer e assumir os riscos, sem tomar nenhuma ação sobre eles.

Embora possa parecer prejudicial ao projeto, os riscos normalmente são aceitos quando:

Eles representam uma oportunidade;

Não são relevantes no contexto do projeto;

A resolução dos riscos é muito cara;

Não é possível solucionar o risco.

Lembre-se: nem todos os riscos podem ser gerenciados, afinal, o gerente de projetos possui limitação de materiais, tempo e dinheiro.

6. Implemente respostas aos riscos

Significa colocar em prática os planos de ação elaborados para lidar com os riscos, garantindo que tudo seja executado conforme o que foi planejado. Para isso, é possível contar com o auxílio de um software de gestão de projetos, como o Artia, que ajuda a integrar a implementação das respostas aos riscos à própria gestão do projeto.

7. Monitore os riscos

Consiste em acompanhar a exposição do projeto aos riscos, identificando o melhor momento para executar a resposta planejada. O monitoramento dos riscos também determina se as respostas aos riscos estão sendo suficientes e se os riscos do projeto sofreram alterações ou surgiram novos riscos. Além disso, verifica o cumprimento dos processos de gerenciamento de riscos e a utilização das reservas de contingência. Isso pode ser feito através de reuniões e auditorias.

Conhecer esses processos é uma ótima forma de iniciar na gestão de riscos, mas como aplica-los na prática? Vamos te dar um exemplo para facilitar o entendimento.

Exemplo de Gerenciamento de Riscos em um projeto fictício

Imagine que você está gerenciando o projeto de construção de uma casa em um município muito chuvoso, como Joinville, por exemplo. Um dos riscos identificados e priorizados no seu projeto são as condições meteorológicas atípicas. Como plano de ação você estabelece a compra de uma tenda de 300 m², que será instalada acima da construção.

Dessa forma, em caso de chuva o time do projeto ainda poderá continuar trabalhando, sem afetar (ou afetando o mínimo possível) o orçamento e o cronograma do projeto. Ah, além de estabelecer o plano de ação, você também documenta o gatilho que dispara esse risco. No caso do exemplo da casa poderia ser a previsão meteorológica com mais de 50% de probabilidade de chuva em Joinville no dia seguinte.

E aí, conseguiu entender como você pode planejar os riscos do seu projeto para não ficar apagando incêndios? Aproveite e confira nossos serviços, acesse a página sobre consultoria em gestão de projetos da Euax.

Consultoria em gestão de projetos