Habilidades de Word e Excel que você deve ter para ter sucesso em um trabalho de escritório

Dependendo dos requisitos do seu trabalho, é possível que você já tenha dominado um determinado conjunto de habilidades do MS Office. Como contador, você deve estar familiarizado com o uso das funções financeiras do Microsoft Excel. Se você gosta de gerenciamento, talvez seja adepto de montar apresentações profissionais usando o Microsoft PowerPoint.

Além dessas coisas específicas do trabalho, quase todo mundo precisa saber um conjunto básico de habilidades do MS Office ao entrar em um trabalho de escritório. Se você trabalha em casa e espera-se que analise informações, faça apresentações ocasionais ou escreva relatórios resumidos, certifique-se de se familiarizar com essas dicas o tempo todo. Verificar O que é Microsoft 365? Como ele é diferente do Microsoft Office?

Habilidades do Microsoft Excel

O Excel deve ser discutido primeiro porque é um dos produtos Microsoft Office mais versáteis de todos os tempos. Quase todo trabalho no mundo deveria ter algum uso, dependendo do Excel.

Organizar, compreender e visualizar melhores informações e dados é o objetivo principal do Microsoft Excel, e ser capaz de fazer isso mais rapidamente permitirá que você conclua seu trabalho com mais rapidez.

1. Aproveite o preenchimento automático

Você pode economizar muito tempo com duas maneiras de preencher os dados no Excel. Habilidade # 1 O preenchimento automático é um recurso - preencher dados numerados em colunas e linhas. Este recurso do Excel economizará muito tempo enquanto você trabalha, pois não é necessário editar todas as células.

Para usá-lo, basta digitar qualquer coisa na primeira célula que termine com um número.

Clique e segure o canto inferior direito de uma célula e arraste o mouse para baixo na coluna. Você notará que o número à direita aumentará automaticamente em cada célula.

2. Use a função de preenchimento automático

Habilidade # 2 Para aprender, use as funções de preenchimento automático. Se você escrever uma função na parte inferior de cada coluna - por exemplo, calculando a média de todos os valores dessa coluna - você também pode usar o mesmo recurso de Preenchimento automático para fazer a mesma matemática na parte inferior de todas as outras colunas.

Você faz isso da mesma maneira. Clique e segure o canto inferior direito da célula onde você acabou de digitar a função personalizada e arraste-a pelas outras colunas à direita.

Quando você solta o mouse, todos esses cálculos de coluna são corrigidos automaticamente para a letra da coluna certa. Basicamente, você executou a função idêntica para cada coluna em apenas alguns segundos e nem mesmo precisou usar outro pressionamento de tecla.

3. Gerencie facilmente os dados com uma Tabela Dinâmica

Habilidade # 3 Aquela que você realmente precisa aprender no Excel se quiser economizar muito tempo de análise é uma ferramenta chamada Tabela Dinâmica. A tabela dinâmica pode ser acessada no menu Inserir. Basta pesquisar um ícone de tabela dinâmica.

Se você clicar neste ícone após destacar uma tabela inteira de dados (incluindo os cabeçalhos), a Tabela Dinâmica analisa esses dados e permite trazê-los para uma nova planilha onde você pode processar esses dados de maneiras diferentes.

A ferramenta de tabela dinâmica permite que você selecione as colunas de dados que deseja analisar e, em seguida, escolha como deseja processar os dados. Basta adicioná-los? calculando a média dela? Calcular o desvio padrão?

Usar uma tabela dinâmica economiza muito tempo. Fazer essas mesmas coisas em uma planilha Excel padrão requer todos os tipos de funcionalidade e reformatação de dados. As tabelas dinâmicas funcionam automaticamente, enquanto você pode passar mais tempo estudando os resultados. Verificar As melhores maneiras de organizar planilhas no Microsoft Excel.

Habilidades do Microsoft Word

Um dos produtos mais populares do Microsoft Office é o Microsoft Word, por exemplo, para escrever relatórios de projetos para gerenciamento ou escrever cartas comerciais importantes e outras correspondências. Dados esses usos comuns, é fácil determinar as habilidades que devem ser garantidas para que cada funcionário seja reconhecido em um produto MS Office, como manuseio de cabeçalhos, layout de página e formatação.

4. Formate e reutilize cabeçalhos

O motivo pelo qual os cabeçalhos são importantes é que, uma vez que você tenha um bom design de cabeçalho para algo como uma mala direta ou um determinado tipo de relatório a ser preenchido, você nunca mais terá que projetar ou criar esse cabeçalho novamente.

Você pode salvar um documento com todos os formatos de cabeçalho de que precisa, poupando todo esse esforço na próxima vez que criar o mesmo documento. Os cabeçalhos podem ser formatados clicando no menu "Inserir" e selecionando o ícone do cabeçalho.

Depois de revisar o menu de edição do cabeçalho, você verá como os cabeçalhos podem ser úteis e versáteis. Você pode alternar automaticamente os cabeçalhos entre dois designs entre páginas ímpares e pares, e pode até mesmo dividir o documento em seções e dar a cada seção seu próprio cabeçalho exclusivo.

Essa flexibilidade permite automatizar todas as seções de documentos duplicados para diferentes documentos que você precisa escrever para o seu negócio, economizando muito tempo.

Outra vantagem de usar cabeçalhos desta forma é que se você quiser alterar qualquer parte desses cabeçalhos em um documento, tudo o que você precisa fazer é fazer a alteração no estilo do cabeçalho em um lugar, e a alteração será repetida automaticamente em todo o documento que você está criando. todo o documento. Sem um cabeçalho, você deve fazer essa alteração manualmente em cada página. Verificar Recursos avançados do Microsoft Word que tornarão sua vida mais fácil.

5. Gerenciamento de layout de página

A próxima habilidade do Microsoft Word que todo funcionário de escritório deve saber é como configurar e visualizar o layout da página de qualquer documento. Entender como fazer isso oferece a flexibilidade de deixar seu documento exatamente como você deseja, em vez de ficar preso a configurações padrão para coisas como tamanho da margem da página (que muitos usuários não sabem como alterar).

Algumas das ferramentas que você deve aprender para formatar o layout da página estão no menu Inserir. Coisas como uma ferramenta de número de página, que automatiza e gerencia a paginação para você.

A maior parte das opções de layout de página de que você precisa já está no menu apropriadamente denominado "Layout". Se você está escrevendo um boletim informativo para sua empresa, por que se incomodar em tentar trabalhar manualmente na formatação de seções de uma página quando você pode apenas usar a ferramenta de colunas aqui para fazer isso?

E aquela margem preocupante em torno da página que faz todo mundo ligar para o técnico de TI da empresa para saber como consertar? Não se preocupe em ligar. No menu Design, basta clicar no ícone bordas da página , vá para a guia Bordas da página e toque em Opções.

Você pode definir as margens superior, inferior, esquerda e direita da página aqui. A propósito, no menu “Bordas e sombreamento”, verifique todas as outras coisas legais que você pode fazer, como colocar linhas de borda em qualquer lado da página, aplicá-las apenas a seções do documento e muito mais.

Chega de tarefas tediosas

Independentemente do seu trabalho, você precisa de habilidades mínimas de Word e Excel, pois pode precisar criar rapidamente um documento ou planilha de boa aparência. E você deve fazer isso sem perder muito tempo.

Felizmente, nossa lista mostrará algumas das habilidades essenciais do Word e Excel de que você precisa para ter sucesso no trabalho de escritório. Agora você pode ver Melhor alternativa de software gratuito para o Microsoft Office Se você não estiver interessado no Microsoft Office Suite.