Conheça os programas de contabilidade mais usados por escritórios e veja como eles podem aprimorar suas rotinas de trabalho.

27 de outubro de 2021 | Tron

Programas contábeis representam celeridade e eficiência nas rotinas de trabalho de um escritório. Mas você sabe quais são os programas de contabilidade mais usados?

Primeiramente, é importante entender como um sistema contábil funciona. Trata-se de um software que integra diferentes módulos a órgãos fiscais, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda, permitindo que as obrigações e tributações sejam feitas de forma centralizada, apenas no programa.

Dentre os mais usados, há segmentos que não podem deixar de compor a rotina de um escritório ou profissional de contabilidade.

Quais são os programas de contabilidade mais usados?

Dentre os programas de contabilidade mais usados para garantir o funcionamento ágil, não podemos deixar de considerar:

Captura de notas fiscais

Até algum tempo atrás, para importar notas fiscais dos clientes, era necessário ir até os estabelecimentos e capturar as notas para, então, importar para o sistema do escritório.

Fazer isso com todos os clientes pode levar horas e até mesmo dias de trabalho.

No entanto, com os programas que capturam nota fiscal, esse processo se torna muito mais eficiente, já que, em poucos cliques você consegue capturar as NFs emitidas pelos clientes diretamente no seu sistema contábil.

Isso resulta em menos tempo de trabalho, mais eficiência e menos custo com deslocamento.

Além disso, é possível alocar o tempo de trabalho em outras obrigações, concluindo processos mais rapidamente.

Emissor de Nota Fiscal

Os programas emissores de nota fiscal também são especialmente úteis aos escritórios de contabilidade.

Isso porque os escritórios são, também, empresas que prestam serviços e precisam apresentar NF aos clientes.

Com um bom emissor de nota fiscal, é possível gerenciar, emitir e armazenar com segurança e agilidade as Notas Fiscais Eletrônicas.

A Tron dispõe de programa emissor de nota fiscal diferenciado no mercado, pois conta com recursos extras que permitem alteração ou reaproveitamento da NFC-e e NF-e em digitação, sendo assim uma excelente opção para empresas e escritórios.

A versão da Tron proporciona:

Armazenamento obrigatório — garantido por 5 anos, conforme legislação brasileira; Envio da NF-e e DANFE para o destinatário — o sistema permite que o usuário cadastre destinatários para que possa enviar por e-mail as Notas Fiscais emitidas;

Emite NF-e em contingência — No caso do SEFAZ estar fora do ar, o sistema da Tron permite o envio da nota fiscal em contingência, para liberação da mercadoria;

Suporte Técnico Especializado — via telefone, chat, acesso remoto ou presencial.

Ponto eletrônico

Se você tem funcionários no seu escritório, deve saber que nem sempre é fácil controlar e monitorar a jornada cumprida pela equipe.

Diante disso, o ponto eletrônico é um programa de grande importância para a gestão interna do escritório e das empresas, de modo geral.

Essa é uma solução simples, mas eficaz, que registra o banco de horas dos funcionários, o horário de entrada, saída, ausência, absenteísmo, dentre outras informações.

No entanto, nós sabemos que no período de pandemia, muitos escritórios precisaram se reorganizar e adequar à nova realidade, remanejando alguns funcionários ao regime home office ou híbrido.

Nesses casos, ter um ponto eletrônico remoto é a solução ideal, pois o funcionário consegue registrar seus horários em um aplicativo específico.

O sistema de ponto eletrônico da Tron permite ajustar a carga horária e o regime de trabalho do funcionário, além de realizar integração com sistemas de folha de pagamento.

Backup

Manter o backup em dia é fundamental em qualquer rotina operacional digital, pois, somente dessa forma você garante a integridade dos dados em caso de perda ou qualquer intercorrência.

Isso porque o objetivo do backup é criar uma cópia dos dados que podem ser recuperados no caso de uma falha de dados primários.

Falhas de dados primários podem resultar de falha humana, como exclusão acidental de dados, por exemplo.

Hoje em dia, com a tecnologia em nuvem, os backups em sistemas cloud são altamente eficientes, mas não dependem de uma máquina ou dispositivo específico, mas podem ser acessados a partir de qualquer computador que tenha acesso e liberação para isso.

Desse modo, os programas de backup são parte fundamental para quem deseja manter a segurança das informações armazenadas e evitar centenas de horas de retrabalho.

Através de agendamento, o sistema Tron realiza automaticamente o backup completo do banco de dados do usuário, armazenando-o em um servidor de alto desempenho.

Programa integrado com o departamento pessoal

Uma das atribuições do contador é fazer a folha de pagamento, bem como manter as obrigações trabalhistas em dia.

Isso não é uma tarefa simples, especialmente quando os clientes têm um considerável número de funcionários registrados, resultando em diversos cálculos e obrigações a serem cumpridas

Com um sistema integrado entre contabilidade e departamento pessoal, você consegue importar os dados dos colaboradores de forma automatizada.

Portanto, é possível acessar informações do departamento pessoal em tempo real via web, distribuição automática de contracheques via App, consulta de eventos e relatórios gerenciais.

Com isso, sua equipe ganha mais tempo para fazer outras atividades e seu cliente tem a informação na palma da mão.

Gestão financeira

Os escritórios contábeis são também empresas. Portanto, precisam de estratégias de gestão financeira e de processos para ter uma boa performance.

Ter acesso a um programa integrado de gestão que oferece relatórios e passa informações precisas, controle financeiro, como contas a pagar e contas a receber, e torna muito mais fácil realizar a gestão do escritório.

Portanto, torna-se mais simples traçar melhores estratégias, obter insights, entender o padrão de comportamento dos clientes, gerir tarefas do dia a dia, dentre outros benefícios.

Recorrendo aos programas de contabilidade mais usados, como os mencionados neste artigo, certamente você conseguirá aperfeiçoar rotinas e obter melhores estratégias no cotidiano da equipe!