Dominar o vocabulário da gestão de projetos é obrigação de todo profissional que lida com iniciativas. Além de evitar dor de cabeça, escrever com uma linguagem precisa e adequada contribui para uma melhor comunicação entre os envolvidos no trabalho. Mas não é fácil lembrar de todos os conceitos existentes, até porque são muitos. As restrições de um projeto, por exemplo, costumam ser equivocadamente confundidas com premissas ou requisitos. Vamos esclarecer esse assunto de uma vez por todas? Acompanhe o post e saiba mais!

Nesse texto você vai ver:

O que são as restrições de um projeto?

As restrições de um projeto, chamadas de constraints, em inglês, são todos os fatores que limitam a execução de uma iniciativa. Elas também podem ser definidas como as condições impostas à realização do projeto, que devem ser obrigatoriamente cumpridas pelo gerente do projeto e sua equipe.

As restrições mais conhecidas são as de prazo, orçamento e qualidade do projeto. Quando esses fatores limitantes não são cumpridos, há mais chances de um projeto falhar.

Definir as restrições de um projeto é importante porque assegura a viabilidade do empreendimento e a satisfação das partes interessadas (stakeholders). Quando um projeto é restringido por fronteiras claras, através de regras bem formuladas, há uma delimitação no campo de atuação do gerente de projetos.

Isso é benéfico porque documenta sobre quais circunstâncias um projeto está sendo gerenciado e ajuda os stakeholders a compreenderem as razões pelas quais o gerente de projetos tomou determinadas decisões. Quer ver um exemplo?

Vamos supor que você queira ampliar a sua casa e para isso precise de R$ 15 mil para construir um cômodo novo. Contudo, você possui apenas R$ 8 mil em sua conta bancária. O projeto é viável? Claro que não! E você só sabe disso porque tem uma restrição orçamentária. O que pode acontecer é você reduzir suas expectativas e adaptar o escopo do projeto para o valor disponível, evitando a frustração ao fim do projeto (ou buscar uma forma de obter o orçamento necessário para o projeto, por meio de um empréstimo).

Como mapear

As restrições de um projeto podem ser impostas pelas partes interessadas ou por outro agente externo ao projeto, como legislações, condições climáticas e cláusulas contratuais. Elas devem ser consolidadas no registro de restrições, um documento cujo principal propósito é possibilitar o acompanhamento das restrições do projeto. As restrições também aparecem no Termo de Abertura do Projeto e na Declaração de Escopo do Projeto.

Exemplos de restrições

Confira alguns exemplos de restrições fictícias que poderiam ter sido adotadas em um projeto para construir uma casa:

O projeto deverá estar em conformidade com os parâmetros instituídos pela lei de construção civil;

O projeto não poderá ultrapassar o orçamento de R$ 270 mil reais;

O projeto deverá ser executado paralelamente à construção do muro;

O projeto deverá ser entregue em no máximo 15 meses;

João terá disponibilidade para atuar no projeto apenas às terças e quintas-feiras;

Maria estará afastada no período de 15 de fevereiro a 5 de março.

Mas não basta apenas entender o conceito de restrições para gerenciar projetos. Existem outras definições, como requisitos, premissas, riscos e exclusões, que também são importantes e por vezes acabam causando alguma confusão. Vamos conhecer o significado de cada uma delas?

Requisitos de um projeto

Os requisitos (ou requirements, no inglês) são as capacidades ou condições mensuráveis que um projeto deve ter para cumprir os seus objetivos. Em outras palavras, é tudo aquilo que satisfaz as necessidades, expectativas e desejos dos stakeholders, em especial dos clientes.

Fazer um bom levantamento de requisitos é fundamental para o sucesso do projeto, afinal, requisitos mal formulados estão diretamente associados a falhas nas entregas. É preciso ter em mente que os requisitos vão compor o escopo do projeto, basear todo o seu planejamento e, mais tarde, formarão os parâmetros de validação das entregas. Se os requisitos estiverem incorretos, o planejamento também estará e, consequentemente, a execução do projeto.

Como mapear

Não basta apenas perguntar aos stakeholders do projeto quais requisitos eles desejam que o produto tenha. É preciso investigar o problema a fundo junto com a equipe do projeto, promovendo um ambiente de colaboração e obtendo um melhor alinhamento sobre as descobertas e problemas identificados. Somente a partir dessa visão comum é que devemos traçar uma lista de possíveis soluções e, finalmente, coletar os requisitos necessários.

Uma ótima forma de fazer isso é utilizar as ferramentas e princípios do Design Thinking. Para saber mais sobre esse assunto assista ao nosso webinar gratuito:

Recomendamos que cada requisito contenha uma justificativa (por que este requisito é importante?), um responsável (quem é o dono deste requisito?) e uma prioridade (o quão importante este requisito é para o projeto?). Além disso, preste atenção na escrita para evitar ambiguidades, afinal, os requisitos darão origem ao escopo do projeto.

Exemplos de requisitos

Exemplos de requisitos para a construção de uma casa:

Laje da sala com acabamento em gesso;

Paredes internas pintadas de branco;

Piso vinílico impermeável nos quartos;

Climatização conforme a norma ISO 9241;

Sistema de segurança e monitoramento nas áreas internas e externas, sem pontos de sombra.

Você pode estar se perguntando: mas será que todos os requisitos levantados precisam ser cumpridos? E a resposta é: não. Devido a uma série de fatores, inclusive por causa das próprias restrições do projeto, alguns requisitos precisam ser eliminados do escopo do projeto. A estes requisitos damos o nome de exclusões, como veremos a seguir.

Exclusões de um projeto

As exclusões de um projeto são todos os requisitos que estão explicitamente fora do escopo do projeto. Ou seja, é aquilo que o gerente de projetos e sua equipe estão deixando claro que não irão fazer de jeito nenhum. Muitas vezes as exclusões visam atender a uma restrição do próprio patrocinador do projeto.

O mapeamento das exclusões do projeto ajuda no gerenciamento das expectativas das partes interessadas, facilitando a comunicação e diminuindo distorções no escopo. Dessa forma, fica muito mais claro o que vai ser e o que não vai ser contemplado no planejamento do projeto, evitando surpresas ao fim dos trabalhos.

Como mapear

Assim como os requisitos do projeto, as exclusões devem ser definidas em conjunto com as demais partes interessadas no projeto. Depois de identificar os requisitos é preciso priorizá-los e, a partir de uma lista enumerada, retirar os requisitos menos importantes, isto é, as exclusões. As exclusões fazem parte do Termo de Abertura do Projeto e também podem constar na Declaração de Escopo do Projeto.

Exemplos de exclusões

Exemplos de exclusões de um projeto para construção de uma casa:

Paredes texturizadas;

Portas de vidro;

Janelas venezianas;

Climatização na área do deck e da piscina.

Vale ressaltar que o levantamento das restrições, dos requisitos e das exclusões estão condicionados às premissas que foram mapeadas para o projeto. Mas você sabe o que esse termo significa?

Premissas de um projeto

As premissas (ou assumptions) são situações, pressupostos ou hipóteses assumidas como verdadeiras perante o projeto, sem que haja qualquer comprovação de sua veracidade. As estimativas do projeto só são válidas enquanto as premissas se confirmarem verdadeiras. Quando confirmadas, as premissas tornam-se restrições do projeto. Quando não confirmadas, tornam-se riscos ao projeto e devem ser gerenciadas como tal.

As premissas servem para auxiliar o gerente de projetos no planejamento e monitoramento, afinal, não é possível pensar em todos os cenários e ter todas as condições adequadas para a execução do projeto. Dessa forma, o gerente de projetos deixa claro quais são as condições que ele considerou como verdades no momento do planejamento. Caso essas condições mudem, será preciso avaliar os impactos da mudança e verificar se a gestão de riscos considerou verbas contingenciais para possíveis desvios.

Como mapear

O gerente de projetos deve se reunir com os principais stakeholders para que, juntos, possam pensar, analisar e formalizar as premissas que serão consideradas durante o andamento do projeto. Depois de identificadas, elas devem ser monitoradas durante todo o projeto.

Exemplos de premissas

Alguns exemplos de premissas na construção de uma casa poderiam ser:

Durante a realização do projeto não choverá mais do que 2 dias ininterruptos em uma semana;

Durante a realização do projeto estarão disponíveis 3 betoneiras;

Durante a realização do projeto serão alocados 2 engenheiros civis;

Durante a realização do projeto não acontecerão mudanças nas leis relacionadas à construção civil no Brasil;

Será reaproveitado o sistema de esgoto existente.

Lembra que a gente comentou que quando uma premissa não se confirma ela se torna um risco? É sobre isso que vamos falar agora.

Riscos de um projeto

Um risco é um evento ou uma condição incerta que, caso aconteça, tem um efeito (negativo ou positivo) em pelo menos um objetivo do projeto. A palavra risco vem do latim risicu, que significa ousar. Os riscos podem ser classificados de várias formas:

Riscos conhecidos: são os riscos mapeados pelo gerente de projetos.

são os riscos mapeados pelo gerente de projetos. Riscos desconhecidos: são os riscos que o gerente de projetos não consegue prever.

são os riscos que o gerente de projetos não consegue prever. Riscos negativos: representam ameaças à realização do projeto.

representam ameaças à realização do projeto. Riscos positivos: representam oportunidades à realização do projeto.

representam oportunidades à realização do projeto. Riscos individuais: condições incertas que podem afetar uma parte do projeto.

condições incertas que podem afetar uma parte do projeto. Riscos gerais: efeitos da incerteza em todo o projeto.

Fazer uma boa gestão dos riscos é fundamental para evitar que o projeto sucumba às ameaças que certamente surgirão pelo caminho. Mais do que isso, esse processo é necessário para que saibamos identificar qual o momento certo de correr riscos positivos, as chamadas oportunidades.

Como mapear

Além de identificar e classificar os riscos de um projeto, é preciso preparar ações de resposta caso cada um deles aconteça. Tente imaginar: como eu poderia lidar com essa situação caso ela realmente se confirme verdadeira? Para te ajudar nessa empreitada você pode contar com técnicas e ferramentas como entrevistas, checklists, brainstorming, análise de causa raiz e matriz SWOT.

Depois disso é só consolidar as informações levantadas no registro dos riscos, que normalmente contém título e categoria dos riscos, causas e efeitos dos riscos, gatilhos, atividades afetadas, quando os riscos poderão acontecer, responsáveis pelos riscos, entre outras informações. Esse documento vai servir de base para o monitoramento do riscos, que ajudará a maximizar oportunidades e minimizar ameaças.

É importante destacar que a identificação de riscos é feita durante todo o andamento do projeto: de uma forma mais enfática no momento do planejamento, mas também durante o andamento do projeto, na avaliação de avanços e desvios.

Exemplos de riscos

Segue alguns exemplos de riscos em um projeto fictício de construção de casa:

Condições meteorológicas atípicas;

Greve de caminhoneiros;

Atraso na entrega dos materiais para cada etapa da construção;

Demora na liberação das licenças para a construção.

Conseguiu entender a diferença entre as restrições de um projeto e os conceitos de requisitos, exclusões, premissas e riscos? Dominar esse vocabulário da gestão de projetos certamente te ajudará a evitar mal-entendidos e ambiguidades no seu projeto. Não deixe de conferir também nosso webinar sobre planejamento de projeto, no qual explicamos como utilizar a ferramenta canvas (disponível para download abaixo) para dar o start nas suas iniciativas.