Com um software para advogados, é possível automatizar as tarefas do seu escritório, trazendo eficiência e agilidade aos serviços realizados.

O mercado de trabalho realmente se revolucionou após a ascensão da tecnologia e da inovação nas empresas em geral. Contudo, por muito tempo, acreditou-se que essas mudanças não faziam sentido para os escritórios de advocacia.

Na atualidade, nota-se que esse pensamento é um tanto equivocado, quando olhamos cada vez mais para o aparecimento das lawtechs e legaltechs, que usam do conhecimento tecnológico para trazer soluções à área do direito.

Muito além da prática jurídica, hoje percebe-se que é necessário aos advogados possuírem uma visão sistêmica do seu negócio, entendendo de conceitos diversos que vão do empreendedorismo às novas formas de atuar na advocacia.

Nesse contexto, uma das escolhas mais difíceis que os advogados devem fazer é decidir quais ferramentas digitais serão incorporadas à rotina do seu escritório.

No presente, existem muitas opções de softwares para otimizar as tarefas jurídicas, mas como selecionar o que se encaixa à realidade da sua empresa? É sobre essa e outras dúvidas que falaremos neste artigo. Leia este post até o fim para saber tudo!

O que são os softwares para advogados?

Um software nada mais é que um sistema digital que obedece aos comandos do usuário para realizar uma ação determinada em dispositivos eletrônicos, como entrar em uma página, editar algum arquivo ou processar dados.

Quando falamos de softwares para advogados, quase sempre estamos nos referindo a dois tipos de ferramentas. Em uma visão “restrita”, o termo representaria softwares voltados à gestão de processos, que já existem há mais de 20 anos.

Na interpretação mais “ampla”, a expressão indicaria qualquer solução de tecnologia com recursos que tenham a capacidade de facilitar o trabalho na advocacia.

Neste conteúdo, vamos tratar desses dois modelos de software para advogados, começando por aqueles que vão revolucionar a gestão dos processos nos escritórios. Acompanhe:

O que fazer antes de contratar um software de gestão de processos?

A questão da aplicação de softwares nas empresas jurídicas não é algo simples, que você apenas escolhe uma das opções disponíveis no mercado e já adiciona imediatamente à sua rotina.

Antes de tudo, é preciso destacar que não é a solução tecnológica que guiará a gestão da sua empresa. Ao contrário: são os desafios que você enfrenta no desenvolvimento do seu negócio que irão determinar o melhor software a ser usado.

Por isso, separamos um passo a passo que você deve seguir para fazer uma escolha consciente quanto à ferramenta que irá implementar o trabalho do seu escritório. Leia cada etapa e coloque em prática:

1. Mapeie os procedimentos internos e entenda como funciona a rotina do trabalho no seu escritório

Se alguém te fizesse perguntas do tipo “De que maneira acontece a captação de clientes na sua empresa?” ou “Qual é o fluxo da execução dos serviços no seu negócio?”, você saberia respondê-las com facilidade?

O primeiro passo para selecionar o software ideal para seu escritório é identificar os processos que fazem parte da sua rotina jurídica, criando padrões para tudo o que acontece no seu escritório.

Com esse panorama geral, você terá a possibilidade de analisar as áreas do seu negócio que mais necessitam de melhorias, sendo esse um bom indicativo de onde iniciar a implementação de novas tecnologias.

2. Entenda quais os maiores problemas do seu escritório

Ao conhecer os processos do seu negócio, você perceberá que nem tudo funciona da forma idealizada. Isso é ótimo, pois, por meio desses pontos, você identificará problemas que estão afetando a gestão do seu escritório de advocacia.

Os softwares devem ser implementados, especialmente, para trazer soluções aos desafios que a sua empresa enfrenta. Não faz sentido ter uma ferramenta digital, se ela não agrega melhorias ao seu negócio.

Por isso, é tão importante fazer o diagnóstico da situação atual do seu escritório para reconhecer as prioridades que você deve estabelecer ao instalar softwares para te ajudar nas tarefas.

3. Com os seus principais desafios em mente, analise quais softwares para advogados existem no mercado

Novas ferramentas digitais para advogados não faltam no mercado e, diante de tantas opções, os profissionais podem ficar confusos ao ter que decidir a melhor solução tecnológica a ser usada pelo seu escritório.

A recomendação é que, a partir dos desafios identificados no diagnóstico do seu negócio, você pesquise as utilidades de cada um dos softwares existentes, que podem ser úteis para resolver esses pontos que necessitam de melhorias.

Mesmo que eles tenham o mesmo objetivo, sempre existem recursos que diferem uma plataforma da outra e isso pode ser o fator principal na hora de você optar por usar uma ferramenta específica.

Os 8 principais softwares para advogados que te ajudam na gestão de processos

Após revelar cuidados importantes que você ter ao escolher soluções tecnológicas para o seu escritório, vamos trazer uma lista com os softwares de gestão de processos mais conhecidos no universo digital da advocacia.

Em cada uma das opções, mostraremos as principais utilidades dessas ferramentas, para que você já tenha noção de como elas podem impactar na rotina da sua empresa. Não deixe de conferir:

1. Aurum

A Aurum é uma lawtech que tem o propósito de desenvolver softwares jurídicos, que sejam capazes de aperfeiçoar a gestão e aumentar a produtividade dos advogados com o uso de tecnologia e inovação.

Sua principal ferramenta é a Astrea que foi criada para gerenciar todos os processos, que fazem parte da rotina jurídica, de forma automatizada e integrada. É um software ideal tanto para os escritórios quanto para profissionais autônomos.

Você pode aprender mais sobre liderança e gestão na advocacia com a Aurum no episódio 44 do podcast “Lawyer to Lawyer”, em que entrevistamos Marcela Quint, a CMO da empresa. Confira esse bate-papo no link abaixo:

2. EasyJur

No catálogo da EasyJur existem dez tipos de softwares para atender a diferentes demandas do trabalho jurídico. A missão da empresa é proporcionar a solução tecnológica mais completa do mercado às necessidades dos profissionais do direito.

De ferramentas para a automação de documentos à integração de sistemas, a EasyJur pode ter o recurso que você tanto precisa para revolucionar a rotina do seu escritório de advocacia.

3. Xjus

A plataforma da Xjus é para quem está em busca de oferecer a melhor experiência aos seus clientes. Por ela, é possível levar tecnologia aos processos, melhorando a gestão do seu negócio e a qualidade dos serviços entregues.

As automações e fluxos criados por essa ferramenta oferecem uma visão mais ampla da sua empresa, apresentando informações que serão importantes para os advogados em qualquer tomada de decisão.

4. CPJ – Preâmbulo

No seu escritório, você passa por desafios ao gerenciar as operações necessárias ao trabalho jurídico, como tramitações, documentos e agendas? Então não deixe de conhecer os recursos oferecidos pela CPJ- Preâmbulo.

Com uso de inteligência artificial e automatização de tarefas, esse software vai levar agilidade às atividades da sua empresa. Ele ainda possui uma parte para o contato com os clientes, em que você pode enviar informações processuais com rapidez.

5. SAJ Adv

A maioria dos escritórios de advocacia sonham em crescer e atender demandas de vários locais diferentes. Mas, antes de alcançar esse objetivo, é preciso estruturar as tarefas diárias para que sejam as mais flexíveis e ágeis possíveis.

Sistemas – como o do SAJ Adv – estão prontos para te auxiliar a atingir esse propósito tão almejado. Com vários recursos tecnológicos disponíveis, essa ferramenta pode otimizar seus processos, mantendo a qualidade das atividades.

6. RR Jurídico

Contratos, aditivos, procurações, requisições e outros documentos diversos fazem parte da rotina de qualquer advogado. Organizar todos esses arquivos pode ser bastante cansativo e demorado, atrasando seus serviços.

Para quem procura por um software que faça a gestão de documentos jurídicos com eficiência, recomendamos o RR Jurídico. Além de ordenar os arquivos, você ainda pode assinar digitalmente seus trabalhos de modo mais rápido com esse recurso.

7. e-Xyon

Na e-Xyon, você encontra sistemas digitais específicos para realizar diversas atividades essenciais da advocacia como gerenciar contratos, fazer comunicações processuais ou executar consultas e pareceres.

Mas, o destaque da empresa é o software jurídico e-Xyon que trabalha de forma integrada para atender às demandas dos escritórios de advocacia, garantindo que a gestão, a produtividade e os custos sejam planejados e efetuados com excelência.

8. CP-Pro

A última opção de software jurídico da nossa lista (e não menos importante) é o CP-Pro, que, como os demais, pretende ajudar os profissionais do direito na execução de suas tarefas com mais efetividade por meio de recursos tecnológicos.

Integração também faz parte desse sistema que tem funcionalidades que não só organizarão a parte operacional do seu escritório, como também realizará a gestão financeira e administrativa do seu negócio. Tudo isso em uma única ferramenta.

Como escolher um software jurídico para o seu escritório?

Como verificamos na lista acima, as opções de software jurídico são diversas com recursos cada vez mais tecnológicos para levar a inovação aos escritórios de advocacia que queiram transformar sua forma de atuação no mercado.

Porém, por mais que todos esses recursos sejam muito interessantes, uma ferramenta só vai produzir os resultados que você deseja se realmente ela for a melhor solução para o momento atual da empresa.

Pensando nisso, separamos critérios que você deve levar em conta ao escolher um novo sistema digital para ser usado pela sua equipe jurídica. São os seguintes:

1. Compare funcionalidades

Com certeza, o que mais interessa aos advogados em um software são os recursos disponíveis pela ferramenta a serem aplicados à rotina do escritório, trazendo melhorias aos serviços realizados.

Quando você tem noção das necessidades mais recentes do seu negócio, é bem mais fácil fazer esse comparativo entre os sistemas, delimitando o que realmente irá impactar no seu trabalho ou descartando aquilo que não faz sentido para você.

2. Compare a facilidade de uso e o Design

A usabilidade também é um fator essencial a ser considerado na hora de escolher um software jurídico. Se seu objetivo é otimizar os processos da sua empresa, de nada adiantará um sistema complexo que dificulte a realização dessas tarefas.

Prefira recursos tecnológicos que qualquer pessoa possa manusear sem complicações, de fácil aprendizagem e que tenha uma boa gestão de erros (que ocorrem com frequência nesse tipo de plataforma).

Tudo isso alinhado a um design clean, que favoreça a exibição dos comandos e não distraia o usuário durante o manuseio. Observar os comentários dos seus clientes sobre a plataforma também são essenciais em relação a esse quesito.

3. Compare os planos de cada um deles

Um bom escritório de advocacia sempre preza por manter seu planejamento financeiro em dia. Portanto, todas as decisões que envolvem custos para sua empresa devem ser analisadas de forma criteriosa.

Os valores dos softwares jurídicos podem variar bastante e geram muitas dúvidas nos advogados. Por isso, avalie bem o custo-benefício da ferramenta, antes de aplicá-la no seu negócio, para que ela não seja um gasto desnecessário no futuro.

4. Entenda qual é a solução mais completa para as necessidades do seu escritório

Você vai encontrar no mercado opções de softwares mais específicos, que atendem a demandas determinadas da advocacia, e outras mais completas com funcionalidades que acompanham todas as etapas da gestão dos escritórios.

Para decidir a melhor alternativa, nada melhor que comparar os recursos da ferramenta com suas necessidades. Normalmente, softwares mais completos têm sido mais escolhidos por sua praticidade de reunir vários aspectos num único lugar.

5. Até que ponto a versão gratuita dos softwares me atendem?

Uma grande vantagem da maioria dos softwares jurídicos é que eles oferecem um período determinado para que os usuários interessados possam testar os recursos da plataforma, sem pagar por isso.

Com o conhecimento dos desafios do seu escritório e essa oportunidade de verificar as funções do sistema, você pode tomar uma decisão mais assertiva se realmente esse é o momento do seu negócio inserir uma nova ferramenta na rotina.

6. Quando vale a pena assinar as versões pagas dos softwares jurídicos?

Após conhecer as opções de software jurídico, caso você identifique que uma das ferramentas pagas é a solução que o seu escritório procurava para resolver uma necessidade, não tenha dúvidas ao optar por usar essa plataforma na sua empresa.

Além de ganhar eficiência nos trabalhos executados e aumentar a produtividade do seu time, você vai conseguir entregar melhores serviços aos seus clientes, tendo esse sistema ao seu lado.

Se ainda restam dúvidas acerca da implementação dos softwares na gestão do seu escritório, aconselhamos que você escute o episódio 101 do nosso podcast “Lawyer to Lawyer” que traz mais detalhes sobre esse assunto:

Softwares essenciais para advogados que querem aumentar a eficiência no cumprimento de prazos

É comum que os advogados tenham dificuldades com o cumprimento dos prazos dos serviços. Afinal, a rotina dos escritórios é muito agitada com várias tarefas diferentes que exigem dedicação e têm prazos específicos para serem concluídas.

A boa notícia é que o mercado também já desenvolveu alternativas de soluções tecnológicas que podem amparar os profissionais do direito no cumprimento de suas atividades dentro do tempo estabelecido. Confira duas dessas opções:

1. Freelaw: contratação e gestão de advogados sob demanda

Muitas vezes, os prazos atrasados dos seus serviços estão ligados a uma maneira equivocada de distribuir as tarefas no seu escritório, que faz com que alguns membros tenham muito trabalho a executar, enquanto outros fiquem ociosos.

Uma das formas de solucionar esse desafio é reestruturando a delegação de tarefas da sua empresa. Para isso, além do seu time, você deve considerar a possibilidade de contratar advogados freelancers para desenvolver algumas atividades.

A Freelaw tem uma plataforma específica para fazer esse tipo de negociação entre escritórios jurídicos e profissionais autônomos. Nela, você pode detalhar suas demandas e encontrar advogados especializados, que assumirão essa tarefa.

Se você ficou interessado nessa ideia, não deixe de assistir ao vídeo na sequência com informações detalhadas acerca de como funciona o método usado pela Freelaw:

2. Lawgile: gestão de tarefas na advocacia

O software Lawgile também pode ajudar os advogados quando o assunto é melhorar a produtividade das equipes jurídicas ou a forma como as tarefas são gerenciadas por meio da aplicação de metodologias ágeis.

Dessa forma, essa ferramenta tem a capacidade de transformar os ambientes jurídicos em estruturas mais colaborativas. Para aprender mais sobre esses conceitos, leia o nosso e-book gratuito “Gestão Ágil para Advogados”.

Softwares essenciais para advogados que querem crescer na advocacia de forma digital

Além dos softwares focados em solucionar os desafios específicos do universo jurídico, os advogados que querem se destacar na web também devem ficar atentos a demais recursos tecnológicos que podem aprimorar o trabalho do seu escritório.

Essas ferramentas podem oferecer melhorias que vão desde plataformas para a aplicação de estratégias de marketing a soluções que vão agilizar o contato com os clientes.

Já elaboramos um artigo com uma lista completa desses recursos, que você pode ler clicando neste link aqui. A seguir, ainda detalhamos as funcionalidades de dois softwares que julgamos essenciais para qualquer escritório de advocacia:

1. WordPress: crie um site sem precisar de um programador

Você está em busca de criar uma página na internet para a sua empresa? Considere usar o WordPress para divulgar seus serviços e conteúdos. No mundo inteiro, a cada três sites elaborados, um foi construído com essa plataforma.

No caso dos advogados, ter um site jurídico é importante para trazer credibilidade ao trabalho do escritório, criar autoridade por meio da transmissão de conhecimento ou atrair novos clientes para os serviços que você oferece.

A grande vantagem de iniciar com o WordPress é que essa ferramenta pode ser manuseada por qualquer pessoa, sem que seja necessário ao usuário ser um expert em tecnologia para aproveitar os recursos dessa solução tecnológica.

2. Pipedrive: gerencie o relacionamento com clientes e clientes em potencial

Você também pode automatizar a forma de manter contato com seus clientes por meio de plataformas como o Pipedrive. Com ele, é possível acompanhar toda a evolução dos serviços prestados, indo da conversa inicial até o pós-venda.

Ainda vale destacar que esse software possui outras funções interessantes: relatórios com os dados das vendas, integração para dispositivos móveis e facilidade em encontrar contatos já estabelecidos nos seus canais de comunicação.

Conclusão: por qual software para advogados começar?

Na hora de inserir os softwares jurídicos na rotina da sua empresa, nada é mais importante do que conhecer as necessidades do seu escritório.

Se você mapeou bem os seus problemas, como orientamos durante esse artigo, com certeza terá mais clareza de qual caminho deve percorrer, encontrando a melhor solução tecnológica para os seus desafios!

Para quem deseja se aprofundar mais na discussão a respeito da inovação e da tecnologia aplicada nos escritórios jurídicos, recomendamos o download do nosso e-book gratuito sobre o assunto. Para baixar, clique aqui!